Pandemia koronawirusa postawiła wszystkich przed ogromnym wyzwaniem. Musieliśmy szybko i na żywym organizmie nauczyć się m.in. pracy zdalnej i komunikacji online.

Część branż, mimo trudnej sytuacji, dalej działa na pełnych obrotach i wciąż prowadzi rekrutacje. O ile nabór nowych pracowników „na odległość” nie jest niczym nowym, to już wirtualny proces onboardingu może budzić wątpliwości. Okazuje się jednak, że nie ma rzeczy niemożliwych. Wystarczy tylko dobrze się przygotować.

1. Zrób listę

Należy zastanowić się, jakich informacji potrzebuje nowy pracownik i dostarczyć je w najbardziej przystępnej formie. Nie ma potrzeby wymyślać koła od nowa. Warto zweryfikować dotychczasowe materiały i rozważyć, które można wykorzystać w niezmienionej formie, a co należałoby zaktualizować lub dostosować do potrzeb wirtualnego onboardingu. Przygotuj listę dokumentów, zadań, dostępów itp., które trzeba przekazać wdrażanej osobie. Dzięki temu niczego nie przeoczysz.

2. Wyposażenie

W przypadku, kiedy firma zobowiązana jest wyposażyć pracownika w sprzęt biurowy, np. laptop czy telefon komórkowy, wypada zadbać o to na kilka dni przed rozpoczęciem współpracy. Dzięki temu pierwszy dzień będzie mógł przebiegać według wcześniej przyjętego planu, a nie na gorącej linii firma-pracownik-kurier. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie folderu onboardingowego zawierającego materiały niezbędne do wdrożenia. Jeżeli tradycją w firmie jest wręczanie welcomepacków, nie zapomnij dołączyć go do przesyłki.

3. Korzystaj z dostępnych rozwiązań

Warto wesprzeć się gotowymi rozwiązaniami, które mogą znacznie uprościć temat wdrożenia nowego pracownika. Wirtualne spotkanie przy pomocy Skype’a, Hangout’a czy Microsoft Teams, przydział zadań na Slacku, Asanie lub Trello. Narzędzi jest wiele, wystarczy sprawdzić, które Wam odpowiadają.

4. Kolega/buddy/opiekun

Pewnie jesteś w stanie wymienić jeszcze kilka określeń dla tej funkcji. Jednak nie nazwa jest ważna, a sam fakt przydzielenia nowemu pracownikowi mentora, który przez pierwsze tygodnie będzie służył mu radą. Może to być ktoś z zespołu, gdzie przeprowadzona została rekrutacja lub przedstawiciel firmowego HR-u. Ciekawą opcją, będącą jeszcze rzadkością w biznesowej rzeczywistości, jest powołanie osobnego stanowiska, które odpowiada za wdrożenie nowych pracowników i ich wsparcie w początkowej fazie kariery. Ważne, by pierwszego dnia taka osoba skontaktowała się z nowym pracownikiem i wyjaśniła mu m.in. zasady wdrożenia.

5. Poznajmy się

Ważne jest, by poza opiekunem, pracownik poznał pozostałych członków zespołu, do którego dołączył, przełożonego, a także dział personalny/HR oraz, o ile to możliwe, zarząd. Możecie w tym celu przeprowadzić wirtualne spotkanie. W przypadku, gdy z różnych przyczyn jest to niewykonalne, warto rozważyć udostępnienie chociażby danych kontaktowych, stanowiska i zdjęcia.

6. Feedback

Aby dowiedzieć się, czy wdrożenie pracownika przebiegło zgodnie z planem, musisz o to zapytać. Najlepiej samego zainteresowanego. Optymalnym czasem na zebranie informacji jest drugi tydzień pracy. Warto wtedy dopytać, czy wszystkie kwestie są jasne, czy coś należy jeszcze doprecyzować, a może któryś z elementów wdrożenia wymaga poprawy? Jak się tego dowiedzieć? Można przeprowadzić indywidualną rozmowę lub stworzyć kwestionariusz ankiety i poprosić o jego wypełnienie. Należałoby także zapytać o opinię przełożonego oraz zespół, jak nowa osoba odnajduje się na danym stanowisku i czy się do niego nadaje, a także, jak układają się ich relacje.

Pamiętajmy, że głównym celem onboardingu jest wdrożenie pracownika. A to, jaką ono przybierze formę, powinno być kwestią drugorzędną.