Bez informacji prasowej ani rusz!
Rozmowa sprzed kilku dni z tegoroczną absolwentką studiów dziennikarskich. Na dyplomie ocena bardzo dobra, w planach kariera w branży public relations, a na pytanie: czym jest i jaką strukturę ma informacja prasowa… wielkie oczy! W zasadzie to nie wiemy, kto miał większe: ona – zdziwiona całkowicie zagadnieniem czy my – po kilkunastu latach pracy w agencji, codziennie tworzący materiały dla dziennikarzy i przekonani, że to podstawa, którą zna każdy magister kierunku związanego z mediami. A jednak czasy się zmieniają. Program nauczania na studiach również.
Ale nie marudzimy, podwijamy rękawy i robimy mały wykład akademicki (albo: miniwykład – pisany łącznie, pamiętacie? 
), bo trudno bez informacji prasowej wyobrazić sobie wiarygodnego PR-owca. I choć wiemy, że poza IP są dziś inne formy przekazywania komunikatów, że dużo większą rolę odgrywają zdjęcia, krótkie filmiki, że odbiorcy lubią zestawienia, infografiki, a długi tekst w gazecie czytają tylko pobieżnie, to jednak notka prasowa jest podstawą komunikacji między marką a mediami. To się nie zmieniło, na szczęście!
Jaka zatem ma być informacja prasowa? Podpowiemy w telegraficznym skrócie.
- Konkretna, a jednocześnie wyczerpująca – jeśli podajemy jakieś nazwisko, dodajmy stanowisko w firmie, jeśli wymieniamy obcobrzmiącą nazwę, wyjaśnijmy, co znaczy, jeśli wspominamy o nieznanym zjawisku lub pojęciu – napiszmy w zrozumiały sposób, czym jest. IP ma być pigułką wiedzy, więc skup się na faktach, datach, liczbach. Dziennikarz nie ma czasu dopytywać, sprawdzać, szukać. Im więcej informacji dostanie od nas, tym lepszy materiał przygotuje.
- Rzetelna – zawierająca tylko sprawdzone informacje, potwierdzone z klientem, podająca źródło przytaczanych badań i cytatów. Tu nie ma miejsca na gdybanie i przypuszczenia. Jeśli fragment jest czyjąś opinią, niech będzie to zaznaczone.
- Czytelna – poza tym, że ma być wartościowa merytorycznie, dobrze, by również „wyglądała”: bez zbędnych spacji, wdów i bękartów, z jednolitą czcionką, bez pstrokatych kolorystycznie liter. Jeśli wyróżniamy, to najważniejsze treści. Jeśli wykorzystujemy kursywę, to tylko
w cytatach. Stosujmy akapity albo śródtytuły dla lepszego odbioru. Niech to wszystko ma przysłowiowe ręce i nogi. - Napisana językiem informacyjnym, nie reklamowym. To jeden z „grzechów” PR-owca, którego dziennikarze naprawdę nie lubią. Oni wiedzą, że Ty jesteś do tematu entuzjastycznie nastawiony i zależy Ci na publikacji. W ich tekstach nie ma jednak miejsca na emocje. Mają przede wszystkim informować, a emocje zostawić dla odbiorcy.
- Poprawna językowo – bez błędów ortograficznych (o zgrozo!), interpunkcyjnych, z logicznym ciągiem myślowym. Tego tłumaczyć chyba nie musimy?
- Zwięzła. Zwykle podaje się, że nie powinna być dłuższa niż jedna strona A4, ale gdy temat jest rozbudowany, zawiera raporty, biogramy, przytacza historię, trudno zmieścić go w 1 800 ZZS. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że dwie strony to już naprawdę długość maksymalna. Pamiętajmy, że dziennikarz codziennie dostanie dziesiątki, o ile nie setki, informacji prasowych. Nie ma czasu na wnikliwe czytanie każdej z nich. Musi więc szybko przekonać się, czy to temat warty zainteresowania.
- Aktualna – to taki banał, ale zdarzyło się, że klient chciał wysyłać materiał podsumowujący wydarzenie firmowe kilka tygodni po jego realizacji. Jeśli nie było tam przełomowych badań, wniosków i odkryć, które zmienią świat , a jedynie relacja ze spotkania z obszernym materiałem zdjęciowym, to mówimy od razu: nie ma sensu, nikt tego nie opublikuje. Współczesne media pracują bardzo dynamicznie i muszą być na czasie ze wszystkim, co się dzieje. Tego oczekuje ich odbiorca. Jeśli zapowiedź wydarzenia – kilka dni przed, jeśli jego podsumowanie – tuż po.
Dziś – w ramach wprowadzenia – zostawimy Wam tylko cechy informacji prasowej, w kolejnej części dokładnie przeanalizujemy jej strukturę i elementy, które musi zawierać. Do poczytania więc!
