Ilość zadań do realizacji zwiększa się z dnia na dzień. Stopień zaangażowania pracowników w poszczególne projekty jest zdecydowanie większy niż się spodziewaliśmy. A tu kolejny event na horyzoncie, wiosenna kampania reklamowa, wymiana kreacji na billboardach w mieście i przygotowanie harmonogramu na następny kwartał. I co wtedy? Wtedy najczęściej pada hasło: „musimy to zlecić na zewnątrz!”

Wtedy rozpoczyna się też gorączkowe poszukiwanie w głowie pomysłów, a w telefonie kontaktów, KOMU można to zlecić. Najbardziej komfortowa sytuacja to taka, gdy mamy zaprzyjaźnioną agencję od zadań specjalnych, która wspiera nas w podobnych sytuacjach lub – nawet jeśli nie potrzebujemy jej na stałe – pojawia się doraźnie, zna zespół, zna problemy i oczekiwania zarządu.

A kiedy najczęściej zaczynamy szukać agencji PR-owej?

• Gdy zbliża się jubileusz w firmie, którego przygotowanie trwa wiele miesięcy, składa się z miliona drobnych działań organizacyjnych i kończy uroczystą galą. Gdy brakuje pomysłu na scenariusz, temat przewodni, dekoracje i gwiazdę, jaką warto zaprosić.
• Gdy trzeba wydać niespodziewany biuletyn okolicznościowy, a czasu dostaliśmy tyle, co na przygotowanie ulotki.
• Gdy pracownicy domagają się eventu integracyjnego, a nikt w dziale marketingu nie ma „wolnych przebiegów”, by się tematem zająć.
• Gdy informacje o tym, że nasza witryna internetowa trąci myszką docierają już ze wszystkich stron, a nikt nie wie, jak się zabrać do tego tematu.
• Gdy dostajemy za zadanie przygotować paczki dla dzieci, upominki świąteczne albo pakiety dla świeżo upieczonych w firmie tatusiów.
• Gdy potrzebny film promocyjny na targi, które odbędą się dokładnie za 2 tygodnie.
  A! W zasadzie jakieś krówki, balony i uśmiechnięte hostessy też by się przydały!
• Gdy chcemy włączyć się w zewnętrzną akcję CSR, ale w zespole brakuje „osobogodzin”.
• Gdy trzeba przygotować prezesa do wystąpienia w telewizji, a w sumie nie wiadomo, od czego zacząć – przydałoby się kompleksowe szkolenie!
• Gdy wpadamy na genialny pomysł, z którym czekać nie można, ale wewnątrz firmy też nie ma kto go zrealizować…

Tak mówi nasze doświadczenie. Od tego często zaczynamy współpracę z nowymi klientami, od drobnych zleceń, jednorazowych projektów – bo sprawdziliśmy się w sytuacji podbramkowej, bo sprawnie zadziałaliśmy pod presją czasu, oczekiwań i utrudnień, jakie pojawiły się po drodze. Spróbowali nas i chcą więcej, co – wcale nie ukrywamy – ogromnie nas cieszy! Dlatego od dłuższego już czasu podpowiadamy przedsiębiorcom, by nie podpisywali od razu długoterminowych umów – nawet z nami! Niech najpierw sprawdzą, niech poznają, niech zobaczą, czy jest „chemia” między pracownikami agencji a pracownikami firmy. Bo drobne projekty mówią bardzo wiele o poziomie współpracy, jakości wykonywanych zadań, kreatywności, terminowości czy cechach charakteru, które na linii człowiek-człowiek są w dłuższej perspektywie kluczowe. Dopiero na ich podstawie można podejmować wiążące decyzje i cyrografy na lata.

Co jeszcze podpowiadamy? By mieć pod ręką „swoją” agencję, by nawet w momencie, gdy radzimy sobie z bieżącymi zadaniami promocyjno-marketingowymi, rozpocząć poszukiwanie wsparcia. Bo „gorsze” czasy pewnie nadejdą, bo pomoc będzie potrzebna. Może nie dziś, ale jutro. Lepiej więc przygotować się wcześniej niż gorączkowo przeszukiwać internet w chwili, gdy dostajemy projekt z terminem „na wczoraj”, a na pokładzie nie ma nikogo, kto może się nim zająć. Wtedy szanse na znalezienie kogoś z wiedzą, doświadczeniem i dobrymi pomysłami, są zbliżone do wygranej w „Totolotka”.

Ale o tym, na co zwrócić uwagę, wybierając agencję PR, jakie pytania zadań, jakich informacji oczekiwać, opowiemy następnym razem…