O tym, jak pisać e-maile biznesowe, a przede wszystkim jak ich NIE PISAĆ, czytaliście już pewnie nie jeden raz. Jednak w „tych czasach”, gdy znów dominuje komunikacja w sieci, warto je jednak przypomnieć.

No to zaczynamy – ale jak?

• „Szanowni Państwo” (gdy piszemy do organizacji)
• „Szanowna Pani”/ „Szanowny Panie” (gdy jesteśmy pewni, że wiadomość trafi do konkretnej osoby)
• „Szanowna Pani Joanno”/ „Szanowny Panie Jacku” (dopiero wówczas, gdy relacja jest nieco bardziej zażyła, nie rozpoczynamy tak pierwszego maila – to na pewno)
• „Dzień dobry” (choć przeniesione z języka mówionego i przez niektórych językoznawców mocno dyskutowane, jest dopuszczalne)
• „Pani Kasiu”/ „Panie Marku” (bardzo często stosowane do odbiorców, których znamy osobiście, a nasza relacja pozwala już na skrócenie dystansu)
• „Witam”/ „Witam serdecznie” (tego zdecydowanie nie rekomendujemy – nasz odbiorca od razu wie, gdzie jego miejsce „w szeregu” i jest to raczej szereg niższy od naszego…)

A jeśli ktoś ma tytuł naukowy?

· Tytuł magistra możemy odpuścić. Wystarczy po prostu „Szanowny Panie”/ „Szanowna Pani”. Żadnych „Szanowna Pani Magister” ani „Szanowny Panie Magistrze”, bo w odpowiedzi możemy być zapytani o dawkę leku, jaki ma być podany (dla tych, którzy nie pamiętają: tak kiedyś zwracało się do osób pracujących w aptece).· „Szanowny Panie Profesorze” lub „Szanowna Pani Profesor”, gdy piszemy do doktora habilitowanego (nie piszemy „Szanowny Panie Doktorze”, bo nie są już „zwykłymi” doktorami i możemy ich urazić).· „Panie Profesorze”, „Panie Doktorze” – będzie dobrze zawsze. Nie zapominajmy tylko wielkich literach.

I co dalej?

Po każdym zwrocie grzecznościowym umieszczonym w nagłówku maila stawiamy przecinek, a kolejne zdanie rozpoczynamy małą literą.Szanowna Pani,z radością informuję…Zostawienie formy wykrzyknikowej będzie w tym miejscu niezbyt grzeczne. A przecież tak nie chcemy być odebrani, prawda?

Emotikony – tak czy nie?

Ułatwiają komunikację nieformalną, są wszechobecne w wiadomościach prywatnych, mediach społecznościowych, ale w kontaktach biznesowych radzimy ich unikać. Nawet jeśli nasz odbiorca wie, czym jest dwukropek połączony z nawiasem, wyrażanie emocji w oficjalnej komunikacji– szczególnie w przypadku osób nieznajomych – nie wygląda profesjonalnie. Unikamy. Kropka.

Zakończenie jest równie istotne

I uzależnione od tego, jak witaliśmy się z naszym odbiorcą. W wersji oficjalnej „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” lub „Łączę wyrazy szacunku” będzie na miejscu. „Pozdrawiam” zostawmy raczej do korespondencji nieoficjalnej, a „serdecznie pozdrawiam” na wakacyjne pocztówki. Drażliwie dla wielu jest również „Z góry dziękuję”, które niejako wymusza wykonanie zadania i nie pozostawia decyzji po stronie odbiorcy – po co go więc irytować? Tu warto zaznaczyć, że po zwrocie kończącym e-mail NIE stawiamy przecinka. Stawiamy kropkę, w ostateczności półpauzę. Dopiero potem podpis.

Jak się podpisać?

W korespondencji biznesowej nie ma miejsca na „Ania”, skrótowe „a.” czy – co gorsza – pozostawienie anonimowego nadawcy. Rekomendujemy podpis zawierający: imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy oraz jej dane kontaktowe, nie zaszkodzi również strona internetowa, dzięki której odbiorca szybko zweryfikuje nieznanego dotychczas nadawcę.

I najważniejsze: podpisujemy się samodzielnie, nie „zrzucamy” tego zadania na stopkę, bowiem niektóre programy ukrywają stopkę (szczególnie, gdy jest w wersji graficznej), a wysłanie wiadomości bez podpisu jest bezdyskusyjnie niegrzeczne.