Jak zachować się na stoisku targowym?

Wróciły! Po dwóch latach pandemii i związanymi z nią obostrzeniami. Targi (i wszelkiego rodzaju inne eventy branżowe), bo o nich mowa, to doskonała okazja, aby zaprezentować firmę potencjalnym klientom czy kontrahentom. Bezpośrednie spotkanie daje nam sposobność opowiedzenia o sobie oraz przedstawienia oferty, a także umożliwia podjęcie dialogu i nawiązanie relacji. Poniżej zebraliśmy kilka wskazówek, które pozwolą uniknąć eventowego faux pas.

Bierzesz udział w targach?

Pamiętaj, że oznacza to:

pracę i bycie w gotowości przez cały czas trwania eventu,
wielokrotne wykonywanie tej samej czynności na użytek kolejnych zainteresowanych,
udzielanie odpowiedzi na powtarzające się pytania,
przeorganizowanie dnia pracy.

Dobre pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz!

Pamiętaj – jak Cię widzą, tak Cię piszą. Personel targowy jest wizytówką firmy. To, jak wypadnie w oczach gości, przekłada się bezpośrednio na odbiór całego przedsiębiorstwa czy marki. Dlatego ważne jest, by przestrzegać określonych reguł i nie dopuszczać się zachowań nagannych, mogących przyczynić się do obniżenia frekwencji na stoisku.

Zachowania niedopuszczalne

Goście targów najpierw widzą stoisko oraz personel, dopiero po tym dochodzi do kontaktu bezpośredniego. Ważne! Obsługa stoiska powinna być profesjonalna i zawsze gotowa do kontaktu z Klientem. Dlatego:

1. Nie zostawiaj pustego stoiska

Puste stoisko nie zachęca do odwiedzin. Jeżeli musisz opuścić swoje stanowisko, upewnij się, że ktoś „zostanie na posterunku” i przejmie na chwilę Twoje obowiązki. Poinformuj pozostałych członków personelu, że wychodzisz i podaj szacunkowy czas swojej nieobecności.

2. Nie prowadź prywatnych rozmów z pozostałymi członkami personelu lub przez telefon

Pamiętaj, że jesteś w pracy. Sytuacja jest o tyle wyjątkowa, że rozmowę mogą usłyszeć goście stoiska. Ponadto widok roześmianej osoby z telefonem komórkowym przy uchu nie zachęca do podejścia i rozpoczęcia rozmowy.

3. Nie spożywaj jedzenia na stoisku

Jeżeli jesteś głodny/a, udaj się do strefy gastronomicznej lub innej, gdzie będziesz mógł/mogła w spokoju zjeść. Jest to o wiele lepsze rozwiązanie, niż jedzenie na oczach gości.

4. Nie okazuj zmęczenia

Mimo wielogodzinnego wysiłku nie wypada okazywać zmęczenia. Unikaj zgarbionej postawy, opierania się o ścianę, czy podpierania głowy rękami.

5. Nie przyjmuj postawy zamkniętej

Mowa ciała ma ogromne znaczenie. Nie lekceważ tego. Unikaj krzyżowania rąk na piersiach, stania tyłem lub bokiem do odwiedzających stoisko, nie unikaj kontaktu wzrokowego z gośćmi targów.

6. Nie trzymaj rąk w kieszeniach

Prowadząc rozmowę, nie trzymaj rąk w kieszeniach. Okazujesz tym brak szacunku dla swojego rozmówcy.

7. Nie każ na siebie czekać

Szacuje się, że 60% gości targów odchodzi, jeżeli personel stoiska nie nawiąże z nimi kontaktu w ciągu minuty. Jeżeli jednak o to poprosisz, osoba może czekać na rozmowę z Tobą nawet do 3 minut.

8. Nie baw się telefonem/nie czytaj gazet, książek czy materiałów pozostałych wystawców

Nawet jeżeli na stosiku panuje chwilowy zastój, nie szukaj rozrywki. Pamiętaj, że jest to zachowanie niekompetentne, a przecież jesteś i chcesz być postrzegany/a jako profesjonalista/ka, prawda?

9. Nie ignoruj osób czekających na skraju stoiska

Jeżeli zauważysz osobę, która przygląda się Twojemu stoisku, nie ignoruj jej. Spróbuj ją zachęcić do rozmowy uśmiechem czy uprzejmym skinieniem głowy.

10. Nie używaj języka niedostosowanego do grupy docelowej

Formułuj wypowiedzi w sposób jasny, prosty, zrozumiały dla Twojego odbiorcy. Pamiętaj o zachowaniu kultury języka.

Ponadto pamiętaj o:

1. Komunikacji werbalnej

Zwróć uwagę na poprawną artykulację wypowiadanych słów. Wyraźne mówienie to niewątpliwy atut wystawcy. Tempo musi być zmienne, by zainteresować słuchacza. Oczywiście powinno być to podyktowane sensem wypowiedzi. Upewnij się, że jesteś dobrze słyszalny/a. Osoba mówiąca cicho postrzegana jest jako niepewna swych słów i mało wiarygodna. Z drugiej strony, mówiąc za głośno, sprawisz wrażenie osoby zarozumiałej.

2. Uśmiechu

To jeden z ważniejszych elementów mowy ciała, który ma ogromny wpływ na wrażenie, jakie wywołujemy u odbiorcy.

3. Cierpliwości i opanowaniu

Targi wiążą się z wielokrotnym powtarzaniem danej czynności, opowiadaniem różnym osobom o tych samych kwestiach czy udzielania odpowiedzi na powtarzające się pytania. Mimo tego do wszystkich osób powinieneś/aś odnosić się z jednakowym nastawieniem.

4. Zaangażowaniu

W opinii zwiedzających zaangażowanie jest kluczowe dla dobrej obsługi stoiska.

5. Przygotowaniu się do targów

Targi to od kilku do kilkunastu godzin „na posterunku”. Pamiętaj, by zaopatrzyć się w prowiant lub zorientować się, czy na miejscu będzie strefa gastronomiczna. Przed targami wraz z pozostałym personelem targowym ułóżcie harmonogram swojej pracy. Ustalcie nie tylko zakres podziału obowiązków, ale i godziny oraz długość przerw (stoisko nie może być puste). Pamiętaj o ustawieniu na poczcie firmowej autorespondera z informacją, że przebywasz poza biurem.

6. Dress Code

Personel targowy powinien wyglądać schludnie, ale i spójnie (np. panowie ubierają czarne garnitury, panie czarne garsonki/garnitury). Klienci nie powinni mieć wątpliwości czy jesteś wystawcą, czy gościem stoiska.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w temacie targów i eventów, napisz do nas.

HELP, czyli rozważania o tym, kiedy szukamy agencji PR

Ilość zadań do realizacji zwiększa się z dnia na dzień. Stopień zaangażowania pracowników w poszczególne projekty jest zdecydowanie większy niż się spodziewaliśmy. A tu kolejny event na horyzoncie, wiosenna kampania reklamowa, wymiana kreacji na billboardach w mieście i przygotowanie harmonogramu na następny kwartał. I co wtedy? Wtedy najczęściej pada hasło: „musimy to zlecić na zewnątrz!”

Wtedy rozpoczyna się też gorączkowe poszukiwanie w głowie pomysłów, a w telefonie kontaktów, KOMU można to zlecić. Najbardziej komfortowa sytuacja to taka, gdy mamy zaprzyjaźnioną agencję od zadań specjalnych, która wspiera nas w podobnych sytuacjach lub – nawet jeśli nie potrzebujemy jej na stałe – pojawia się doraźnie, zna zespół, zna problemy i oczekiwania zarządu.

A kiedy najczęściej zaczynamy szukać agencji PR-owej?

Gdy zbliża się jubileusz w firmie, którego przygotowanie trwa wiele miesięcy, składa się z miliona drobnych działań organizacyjnych i kończy uroczystą galą. Gdy brakuje pomysłu na scenariusz, temat przewodni, dekoracje i gwiazdę, jaką warto zaprosić.
Gdy trzeba wydać niespodziewany biuletyn okolicznościowy, a czasu dostaliśmy tyle, co na przygotowanie ulotki.
Gdy pracownicy domagają się eventu integracyjnego, a nikt w dziale marketingu nie ma „wolnych przebiegów”, by się tematem zająć.
Gdy informacje o tym, że nasza witryna internetowa trąci myszką docierają już ze wszystkich stron, a nikt nie wie, jak się zabrać do tego tematu.
Gdy dostajemy za zadanie przygotować paczki dla dzieci, upominki świąteczne albo pakiety dla świeżo upieczonych w firmie tatusiów.
Gdy potrzebny film promocyjny na targi, które odbędą się dokładnie za 2 tygodnie.
A! W zasadzie jakieś krówki, balony i uśmiechnięte hostessy też by się przydały!
Gdy chcemy włączyć się w zewnętrzną akcję CSR, ale w zespole brakuje „osobogodzin”.
Gdy trzeba przygotować prezesa do wystąpienia w telewizji, a w sumie nie wiadomo, od czego zacząć – przydałoby się kompleksowe szkolenie!
Gdy wpadamy na genialny pomysł, z którym czekać nie można, ale wewnątrz firmy też nie ma kto go zrealizować…

Tak mówi nasze doświadczenie. Od tego często zaczynamy współpracę z nowymi klientami, od drobnych zleceń, jednorazowych projektów – bo sprawdziliśmy się w sytuacji podbramkowej, bo sprawnie zadziałaliśmy pod presją czasu, oczekiwań i utrudnień, jakie pojawiły się po drodze. Spróbowali nas i chcą więcej, co – wcale nie ukrywamy – ogromnie nas cieszy! Dlatego od dłuższego już czasu podpowiadamy przedsiębiorcom, by nie podpisywali od razu długoterminowych umów – nawet z nami! Niech najpierw sprawdzą, niech poznają, niech zobaczą, czy jest „chemia” między pracownikami agencji a pracownikami firmy. Bo drobne projekty mówią bardzo wiele o poziomie współpracy, jakości wykonywanych zadań, kreatywności, terminowości czy cechach charakteru, które na linii człowiek-człowiek są w dłuższej perspektywie kluczowe. Dopiero na ich podstawie można podejmować wiążące decyzje i cyrografy na lata.

Co jeszcze podpowiadamy? By mieć pod ręką „swoją” agencję, by nawet w momencie, gdy radzimy sobie z bieżącymi zadaniami promocyjno-marketingowymi, rozpocząć poszukiwanie wsparcia. Bo „gorsze” czasy pewnie nadejdą, bo pomoc będzie potrzebna. Może nie dziś, ale jutro. Lepiej więc przygotować się wcześniej niż gorączkowo przeszukiwać internet w chwili, gdy dostajemy projekt z terminem „na wczoraj”, a na pokładzie nie ma nikogo, kto może się nim zająć. Wtedy szanse na znalezienie kogoś z wiedzą, doświadczeniem i dobrymi pomysłami, są zbliżone do wygranej w „Totolotka”.

Ale o tym, na co zwrócić uwagę, wybierając agencję PR, jakie pytania zadań, jakich informacji oczekiwać, opowiemy następnym razem…