Co powinien zawierać dobry pakiet onboardingowy?

Za nami kilka pakietów onboardingowych dla firm produkcyjnych (co nie oznacza, że schematu nie można wdrożyć w mniejszych organizacjach). Dzielimy się naszymi przemyśleniami, a tym samym odpowiadamy na pytania – jakie zagadnienia powinien poruszać pakiet wdrożeniowy tak, by pracownik poczuł się doinformowany, a przez to „zaopiekowany” oraz bezpieczny w nowej firmie. Poniżej przedstawiamy plan broszury onboardingowej – sprawdzony i stosowany.

W pierwszej kolejności na naszej liście znajduje się pozycja „firma”. Co tutaj powinno się znaleźć? Opis organizacji, czyli jej misja i wizja – to, co jest dla danej marki ważne oraz wartości, którymi się kieruje. Dobrze, by nie ominąć historii firmy, pokazać jak się rozwijała, pierwsze zdjęcia, założycieli, wszystko po to, aby dodać emocji, bo przecież te są dla wszystkich bardzo istotne.

Po drugie struktura. Dopiero co zatrudniony pracownik musi poznać swoją firmę i osoby, które w niej pracują. Nie tylko te najbliższe – z działu czy zespołu, ale też kluczowe postacie, ich stanowiska oraz kontakt do nich. Oprócz opisu mile widziane są zdjęcia – zawsze cieplej na sercu się robi, kiedy widzimy twarz zamiast ikonki.

Trzecia sprawa to ścieżka rozwoju – pracownik, który zna możliwości rozwoju czuje się pewniej, bezpieczniej, wie do czego dąży. Warto w tej części poruszyć kwestię edukacji i szkoleń pracowników, co za tym idzie, odpowiedzieć na pytania takie jak: które szkolenia są obowiązkowe, czy są jakieś możliwości skorzystania z dodatkowych (np. budżet szkoleniowy)?

Kolejna rzecz to system pracy i rozwianie takich wątpliwości jak: godziny, zasady, zmiany, przerwy. Te informacje spisane w jednym miejscu zawsze będą przydatne i pod ręką.

Przyszedł czas na kwestie finansowe, aby zachować transparentność i zaoszczędzić działowi kadr pracy związanej z rozwiewaniem wątpliwości, warto w jednym miejscu zebrać terminy wypłat, zasady premiowania, wynagrodzenia nadgodzin, a także benefity – jakie są w firmie i jak z nich korzystać.

Bezpieczeństwo, czyli głos BHP-owca w firmach produkcyjnych jest bardzo istotny, dlatego już na etapie onboardingu warto spisać i dobrze zilustrować najważniejsze zasady związane z bezpieczeństwem.

W kolejnym punkcie proponujemy zadbać o znajomość harmonogramu: jakie są cykliczne wydarzenia firmowe, co warto o nich wiedzieć? Jak wygląda kalendarz?

Aż w końcu słowniczek – być może w firmie są typowe/charakterystyczne słowa czy pojęcia, które warto znać już na wstępie? Taki spis z pewnością pozwoli nowemu pracownikowi się lepiej odnaleźć.

Warto wygospodarować miejsce na Q&A, czyli zestaw praktycznych pytań i odpowiedzi. Spieszymy z przykładami: gdzie dostanę ubranie służbowe, co ile lat mi przysługuje i gdzie zgłaszam konieczność wymiany? Gdzie zgłaszam wniosek urlopowy? Ile dni wcześniej? Jak funkcjonuje zakładowa kuchnia? Czy jest bezpłatny transport? Czy są stojaki dla rowerów? Czy w firmie funkcjonują drużyny sportowe/wolontariackie – jak do nich dołączyć?

A na końcu „oczywista oczywistość”, czyli mapka firmy z oznaczeniem istotnych punktów.

Mamy nadzieję, że nasza lista praktycznych, onboardingowych podpowiedzi będzie przydatna.

Candidate experience – 3 wskazówki, by robić to lepiej

Jeżeli zastanawiasz się, dlaczego rekrutacje w Twojej firmie nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, pochyl się nad doświadczeniami kandydata (ang. candidate experience). To nic innego jak suma jego wszystkich doświadczeń związanych z Twoją firmą jako pracodawcą. A jak wynika z raportu Candidate Experience w Polsce 2021, według doświadczeń 53% badanych specjalistów – pracodawcy nie dbają o relacje z kandydatami starającymi się o pracę.

Czy wiesz, że punktów styku kandydata z Twoją firmą, podczas całego procesu rekrutacji, jest naprawdę dużo? Niektórzy pracodawcy określają takich pozycji 30, inni 50, a może być ich jeszcze więcej. Czy jesteś świadomy/a wszystkich? Zachęcamy, by je zdefiniować.

Na co warto zwrócić uwagę?

1. Transparentność

Czy Twoje ogłoszenia o pracę, poza oczekiwaniami względem kandydata, informują np. o kulturze panującej w firmie? O zespole, z którym kandydat będzie realnie współpracować? O wyzwaniach, jakie na niego czekają? Owszem, dobrze jest wiedzieć, jakie oferujesz benefity, ale to nie one skłaniają do aplikacji na dane stanowisko. Jeżeli ogłoszenie nie zawiera takich punktów, to czy wskazuje miejsce, gdzie można je znaleźć? Wiele firm stara się pokazać kulturę i charakter firmy w nieoczywisty sposób, jak np. przy pomocy podcastu (przykład McDonalda https://wroznychsmakach.onet.pl/).

2. Komunikacja

Jak już kiedyś pisaliśmy (to był nasz pierwszy wpis na blogu 😊), żeby angażować, trzeba się komunikować. A teraz, drogi Pracodawco, zastanów się, jak wygląda Twoja komunikacja w procesie rekrutacji. Czy potencjalni pracownicy nie są pozostawieni z wątpliwościami – Dostali moją ofertę? Kiedy się odezwą? Zadzwonią czy napiszą maila? Od razu podpowiadamy, że sztampowa formuła „skontaktujemy się z wybranymi kandydatami” nie rozwiązuje problemu. A gdyby zrobić coś więcej? Przełamać utarte schematy i wystosować do kandydata wiadomość, w której wyjaśnisz powyższe kwestie? Z punktu widzenia kandydata (a to na nim się teraz skupiamy) byłoby to bardzo pomocne. Niezaprzeczalnie wpłynęłoby także na pozytywny odbiór firmy. Idąc dalej, wciąż w temacie komunikacji, czy osoby biorące udział w rekrutacji otrzymują od Ciebie feedback? Nie pytamy tu o personę, którą zdecydujesz się zatrudnić, bo to jest oczywiste. A co z pozostałymi uczestnikami procesu? Czy wracasz do nich z merytorycznym feedbackiem? Czy w ogóle wracasz z informacją o zakończeniu procesu rekrutacji?

3. Badanie

Niewiele firm bada doświadczenia kandydatów. Z naszej perspektywy to spory błąd, bo nawet krótka ankieta może dostarczyć wiedzy, co robimy dobrze, a nad czym (jako pracodawca) moglibyśmy jeszcze popracować, żeby usprawnić rekrutację. Pytajmy nie tylko osoby, które przeszły cały proces. O feedback warto prosić wszystkich, bez względu na to, na którym etapie odpadli.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak wygląda candidate experience w Twojej firmie lub już wiesz, że wymaga modyfikacji, odezwij się do nas biuro@multumpr.pl. 🙂

Jak napisać strategię Employer Branding?

Szykując się do opracowania strategii Employer Branding dla swojej firmy, trzeba mieć świadomość, że dokument będzie zwieńczeniem wieloetapowego procesu. Warto zatem mieć plan, który – krok po kroku – przeprowadzi nas przez niego. Zebraliśmy dla Was najważniejsze punkty, bez których nie wyobrażamy sobie pracy nad strategią EB.

1. Zespół

Pierwszym krokiem jest powołanie multidyscyplinarnego zespołu. Należy zwrócić uwagę na to, żeby znalazły się w nim osoby z różnych działów, zarówno świeżo zatrudnione, jak i z wieloletnim doświadczeniem. Kto wie, może w Twojej firmie jest ktoś, kto pracuje w niej od samego początku? Zespół powinien się składać z 5-8 osób, przy czym koniecznie powinny znaleźć się w nim przedstawiciele HR-u i marketingu.

Po co Ci taki zespół? Możemy napisać – co dwie głowy, to nie jedna 😊. Chodzi jednak o coś więcej. Dzięki grupie można od razu weryfikować pomysły i wspólnie wypracować rozwiązania optymalne dla całej firmy. Uzyskujemy też kilka różnych spojrzeń na ten sam aspekt i w końcu – osoby biorące udział w projekcie staną się jej ambasadorami.

2. Analiza wewnętrzna

By wiedzieć dokąd idziemy i jaka droga nas czeka, musimy mieć świadomość tego, skąd wyruszamy. Innymi słowy, trzeba określić stan wyjściowy. Aby to zrobić konieczna jest wnikliwa analiza wszystkich aspektów, które związane są z Employer Brandingiem. W tej części warto przyjrzeć się m.in.:

demografii firmy,
skali rotacji,
procesowi rekrutacji i adaptacji (onboarding),
strategii HR,
komunikacji wewnętrznej,
benefitom,
ścieżce rozwoju pracowników,
exit inteviews,
wszystkim dotychczasowym badaniom satysfakcji i zaangażowania pracowników – o ile miały miejsce.

3. Analiza zewnętrzna

Tutaj stawiamy się w roli kandydata szukającego informacji o firmie. Dogłębnie przyglądamy się przede wszystkim stronie internetowej i zakładce Kariera. Czy znajdziesz tam informacje
o misji, wizji, wartościach firmy? Czy jest tam opublikowana lista benefitów, opisany proces rekrutacyjny, aktualne ogłoszenia? Czy w komunikatach podkreślone zostały EVP (Employee Value Proposition), czyli unikalne dla firmy jako pracodawcy wartości?

Kolejnym punktem jest analiza profili w mediach społecznościowych – czy widzisz tam markę pracodawcy? Czy na podstawie wpisów jesteś w stanie stwierdzić, jaka kultura panuje w firmie, jaka atmosfera?

Czy w informacjach prasowych znajdziemy wizerunek pracodawcy lub opis produktów i usług?

Czy firma jest obecna na portalach pracy (np. Pracuj.pl)? Jeżeli tak, to czy ma na nich jedynie wizytówkę, czy uzupełniony, rozbudowany profil? Jak wyglądają ogłoszenia? Są atrakcyjne nie tylko wizualnie, ale i pod kątem treści (tutaj niezwykle ważne jest zachowanie proporcji między tym, czego firma oczekuje i tym, co oferuje)?

Istotnym elementem w analizie zewnętrznej jest poziom sentymentu. Jak go sprawdzić? Wejdź np. na GoWork i zapoznaj się z komentarzami dotyczącymi Twojej firmy. À propos – firma ma tam uzupełniony profil, na którym jest aktywna? Uwierz nam, potencjalny kandydat na pewno tu zajrzy.

4. Badanie satysfakcji i zaangażowania pracowników

Jeżeli w Twojej firmie badania prowadzone są regularnie, to świetna informacja. Przeanalizuj wyniki ostatnich 2-3 edycji. Jeżeli jeszcze ich nie robiliście – przyszedł na to czas. Poza przygotowaniem kwestionariusza badania, trzeba przemyśleć też jego formę – czy będzie to ankieta online, czy jednak wersja papierowa. A może fokusy? By badanie miało sens, musi wziąć w nim udział przynajmniej 20% pracowników, choć wiadomo – im więcej, tym lepiej. Dlatego koniecznie zaplanuj komunikację, w której wyjaśnisz, dlaczego firma je robi i do czego posłużą wyniki. Aby podwyższyć komfort pracowników, badanie powinno być anonimowe. By projekt zyskał na atrakcyjności, komunikację warto wspomóc akcją promocyjną. Mała podpowiedź – słodki upominek jest zawsze mile widziany 😉.

5. Analiza konkurencji

Tutaj robisz dokładnie to samo, co przy analizie zewnętrznej swojej firmy. Tyle, że u konkurentów. Jednak firmy trzeba wybrać rozważnie – pod kątem marki pracodawcy. Nawet, jeżeli myślisz, że wiesz, które firmy potencjalnie „rywalizują” z Tobą o tych samych pracowników, to warto zweryfikować swoje przekonania – chociażby poprzez pytanie zawarte w badaniu pracowników. Z doświadczenia wiemy, że bardzo często zarząd, czy osoby odpowiedzialne za opracowanie strategii EB mają tutaj inne typy niż ich pracownicy.

6. Cele

Każdy plan tworzy się w jakimś celu. Strategia Employer Branding nie jest wyjątkiem. Zastanów się, jaka jest główna ambicja firmy – czy zostanie pracodawcą pierwszego wyboru wśród swojej głównej grupy docelowej? A może wzrost zaangażowania i lojalności obecnych pracowników? Zmniejszenie rotacji o 20%?

Cel podstawowy warto rozbić na kilka mniejszych, bardziej szczegółowych, które przyczynią się do jego osiągnięcia.

7. EVP

EVP, czyli wspomniane już wcześniej Employee Value Proposition, to unikalna wartość, którą pracodawca oferuje swoim pracownikom. To coś, co wyróżnia go spośród innych firm. Dlatego tworząc EVP trzeba „kopać” trochę głębiej, by wydobyć więcej niż pospolite: młody, dynamiczny zespół, pakiet benefitów i przyjazna atmosfera. Oprócz tego należy mieć na uwadze, żeby wartość ta była dostępna dla wszystkich pracowników w Twojej firmie i stała.

8. Narzędzia

Po części analitycznej przechodzimy do narzędzi. To nic innego jak propozycje działań dla organizacji, których realizacja przyczyni się do osiągnięcia założonych wcześniej celów. Zazwyczaj dzielimy je na wewnętrzne, czyli skierowane do pracowników oraz zewnętrzne, adresowane do kandydatów lub lokalnej społeczności.

9. Harmonogram i budżet

Każda strategia musi być osadzona w czasie. Tutaj na scenę wchodzi Excel 😊. Każde zaproponowane narzędzie rozbijamy na konkretne zadania, którym przypisujemy podmiot wykonawczy (np. dział HR, firma zewnętrzna itp.), czas realizacji (staramy się robić to szczegółowo, tzn. I i II tydzień lipca, zamiast trzeci kwartał), a także szacowany budżet.

10. Ewaluacja

Ostatnim elementem strategii Employer Branding jest jej ewaluacja, czyli ocena skuteczności prowadzonych działań. Etap ten jest kluczowy z punktu widzenia analizy popełnionych błędów i może stanowić podwalinę do modyfikacji przyjętego planu. Celem ewaluacji jest usprawnienie strategii i jej realizacji. Należy zastanowić się nad wyborem mierników i narzędzi przydatnych w tym procesie. Mogą to być np. dane dotyczące aplikacji na ogłoszenie, poziom rotacji czy wskaźnik ENPS (Employee Net Promoter Score ).

Możesz potraktować powyższe zagadnienia jako 10-punktową checklistę przy tworzeniu strategii Employer Branding. Jeżeli jednak czujesz, że potrzebujesz wsparcia w temacie budowania marki pracodawcy, napisz do nas. Pomożemy Ci kompleksowo, od przygotowania strategii po realizację zadań z harmonogramu.

Podglądamy konkurencję…

Słowo benchmark już na dobre zadomowiło się w naszym języku. Tak naprawdę moglibyśmy napisać porównanie, zestawianie, analiza… zostańmy jednak przy tak chętnie stosowanej angielskiej wersji. Czym jest benchmark podczas tworzenia strategii EB, na czym warto się skupić? Przygotowaliśmy krótkie zestawienie.

Uwaga! Podglądamy

Jak dobieramy firmy do benchmarku? Najczęściej po prostu pytamy klienta, kto jest największą konkurencją i prosimy o wytypowanie 5-10 firm. Jeżeli wykonujemy badania pracowników, wówczas pojawia się takie pytanie w ankiecie, co jest da nas sytuacją idealną, bo wtedy materiał do analizy mamy podany na tacy. W każdym razie, co warto zapamiętać – zapytaj klienta, jakie firmy uznaje za konkurencyjne. Zrób listę i zweryfikuj ją razem z nim.
Jak robimy benchmark i gdzie szukamy informacji? Tradycyjnie, czyli klik, klik… wchodzimy na strony wytypowanych firm, na ich profile w mediach społecznościowych, szukamy ogłoszeń o pracę i śledzimy aktywność w mediach. Korzystamy z ogólnodostępnych informacji – materiałów prasowych oraz opinii udostępnionych w intrenecie.
EVP – jest to pierwszy punkt na naszej liście. Wartości firmy poszukujemy na stronie internetowej, najczęściej są opisane jako misja firmy. Jeżeli istnieje zakładka kariera, to warto się wczytać w jej treść i spróbować znaleźć odpowiedzi na pytania: jak firma dba o pracownika? Dlaczego warto tutaj pracować? Co jest ważne dla tego pracodawcy? EVP można znaleźć także w ogłoszeniach o pracę, gdzie powinny znaleźć się właśnie takie informacje. Co pokazuje praktyka, często ich tam brakuje…
Benefity, czyli rzecz tak istotna dla pracowników. Znajdziemy je w zakładce kariera (o ile istnieje) lub tradycyjnie w ogłoszeniach o pracę. Warto podkreślić wyjątkowe bonusy, które wyróżniają daną firmę na tle innych.
Ogłoszenia o pracę. Czy znajdują się na Pracuj.pl czy gdzieś jeszcze? Czy są tradycyjne, a może zaskakują swoją grafiką i kreatywnymi rozwiązaniami? Warto opisać, z czego się składają, co je wyróżnia, a także dodać do ogólnej prezentacji screeny.
Obecność w mediach – czy firmy prowadzą media relations? Kto się wypowiada w ich imieniu i w jaki sposób, a także w jakich mediach pojawia się konkurencja? Trzeba dobrze prześledzić Internet i spróbować odpowiedzieć na te pytania.
Media społecznościowe. To chyba najbardziej czasochłonne zadanie. Scrollowanie tablic na Facebooku, czytanie komentarzy, patrzenie na aktywności odbiorców, częstotliwość wpisów i ich tematykę. To trzeba sprawdzić na wszystkich kanałach!
Sentyment marki – czyli opinie o danej firmie. Tutaj najczęściej źródłem informacji jest Gowork, ale należy pamiętać także o opiniach zostawionych pod artykułami lub w komentarzach w mediach społecznościowych. Co jest istotne: czy przeważają negatywne, czy pozytywne komentarze. Czego dotyczą i czy powtarzają się? Jaki obraz firmy wyłania się po przeczytaniu komentarzy?
Zakładka praca, często niestety zdarza się, że jej brakuje. Gdy jednak możemy wpisać – strona kariery istnieje, trzeba sprawdzić, czy jest kompletna: zawiera informacje dla kandydatów, ogłoszenia o pracę, opisany system rekrutacji, ścieżkę kariery, a także kontakt i zaproszenie do rozmowy z działem HR. Warto zwrócić także uwagę na to, czy kandydat poznaje misję i wartości firmy – czy dowiaduje się, jak analizowany pracodawca dba o swoich pracowników.
Ciekawostki – warto spisać to, czym dana firma się wyróżnia, co może być inspirujące dla klienta: dzień kultury ukraińskiej w firmie? Wolontariat pracowniczy w przedszkolach? A może benefity skonstruowane przez pracowników?

Zrobione – gratulujemy, teraz czas na wnioski. Która firma wypadła najlepiej, jakie działania mogą być inspirujące dla klienta, jakie są tendencje wśród konkurencji? Takie informacje najlepiej się ogląda, dlatego tutaj przydatna będzie infografika.

Benchmark pokazuje na jakim etapie jest klient, jak wygląda na tle konkurencji. Taka analiza potrafi przytłoczyć, ale także dodać skrzydeł, bo może nie jest tak źle? Na jej podstawie łatwo wysnuć szybkie wnioski, co jest do poprawy. Mamy nadzieję, że przybliżyliśmy temat, podając tych kilka praktycznych wskazówek. Zapraszamy do dyskusji i kontaktu!