BROSZURA ONBOARDINGOWA – jaką formę wybrać?

O tym, co powinna zawierać broszura onboardingowa dla pracownika, pisaliśmy niedawno tutaj.
I choć CO jest w tym wszystkim najważniejsze, nie można zapomnieć również o formie, czyli JAK. Dzisiaj będzie więc o tym, w jaki sposób przygotować powitalną „ściągawkę”, by spełniała swoją funkcję.

Ile ludzi, tyle pomysłów. Widzieliśmy już przeróżne broszury onboardingowe: niezwykle kreatywne i bardziej tradycyjne. O czym należy przede wszystkim pamiętać?

O JAKOŚCI wykonania – ma być trwała i wielokrotnego użytku. Wybierzmy więc nieco grubsze kartki, a jeśli trzeba, skorzystajmy nawet z laminacji.
O UŻYTECZNYM FORMACIE – najbardziej sprawdzają się takie, które można wygodnie wziąć do ręki, bez problemu przerzucać strony i schować do torby/plecaka (warto rozważyć A5).
O przystępnym JĘZYKU – takim, który zrozumie grupa docelowa i którym posługuje się na co dzień. Jeśli wiemy, że zespół nie zna języków obcych, nie używamy niezrozumiałych nazw (nawet jeśli wydają nam się oczywiste). Jeśli wiemy, że zamiast stołówka, wewnątrz firmy mówi się kantyna lub bar – niech to znajdzie się w dokumencie.
O atrakcyjnej GRAFICE – ma być estetyczna, czytelna i zachęcać do lektury. Zadbajmy o przejrzyste infografiki, o spójny layout, ładne zdjęcia (tu na pewno odpadają zdjęcia ze stocków!)

Tyle z sugestii ogólnych, bo szczegółowo chcielibyśmy skupić się na dwóch formach, najczęściej wybieranych przez naszych klientów – segregator i książeczka. Jedno i drugie rozwiązanie wygląda dobrze, a decyzję, na którą opcję się zdecydować, może zasugerować… ZMIANA. Dlaczego właśnie zmiana? Już wyjaśniamy!

Segregator onbordingowy zaprojektowany przez Multum PR

Segregator jest bardziej elegancki, ładnie prezentuje się na półce z książkami i innymi dokumentami firmowymi. Ale najczęściej polecamy go klientom, którzy lubią zmiany lub są na nie po prostu – ze względu na specyfikę firmy – skazani:

Gdy mamy sporą rotację w zespole, także na stanowiskach menadżerskich (osoby zarządzające są często przedstawiane w publikacjach, prezentowane są ich zdjęcia czy dane kontaktowe) i nie chcemy co chwilę aktualizować całej publikacji.
Gdy wiemy, że nie możemy zebrać w tej chwili wszystkich materiałów i niebawem trzeba będzie publikację uzupełnić (np. pracujemy nad pakietem benefitów czy opracowujemy ścieżkę kariery, a broszura musi być „na wczoraj” – znacie to? 😊)
Gdy planujemy różnicować zawartość broszury onboardingowej i wręczać każdemu działowi nieco inną zawartość, zachowując przy tym jednolitą formę.
Gdy planujemy zamieścić w nim dodatkowe dokumenty: regulaminy, formularze do wypełnienia czy oświadczenia, które pracownik powinien mieć zawsze „pod ręką”.

Książeczka sprawdzi się w firmie, gdzie zmian nie ma wiele, a przygotowany materiał będzie aktualny przez kolejne miesiące lub lata. Na pewno jest zgrabna, lekka i praktyczna (nie wypadają z niej kartki, nic się nie odczepia). Sprawdzi się też wtedy, gdy zawarte w niej informacje pracownicy muszą zawsze mieć przy sobie – np. w dużych kieszeniach ubrania roboczego (właśnie kilka dni temu takie robiliśmy dla klienta), bo mapki zakładu przydają się w pierwszych dniach naprawdę mocno!

Zastanawiasz się, która forma sprawdzi się w Twojej firmie? Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu treści czy atrakcyjnej szaty graficznej? Porozmawiajmy!

Co powinien zawierać dobry pakiet onboardingowy?

Za nami kilka pakietów onboardingowych dla firm produkcyjnych (co nie oznacza, że schematu nie można wdrożyć w mniejszych organizacjach). Dzielimy się naszymi przemyśleniami, a tym samym odpowiadamy na pytania – jakie zagadnienia powinien poruszać pakiet wdrożeniowy tak, by pracownik poczuł się doinformowany, a przez to „zaopiekowany” oraz bezpieczny w nowej firmie. Poniżej przedstawiamy plan broszury onboardingowej – sprawdzony i stosowany.

W pierwszej kolejności na naszej liście znajduje się pozycja „firma”. Co tutaj powinno się znaleźć? Opis organizacji, czyli jej misja i wizja – to, co jest dla danej marki ważne oraz wartości, którymi się kieruje. Dobrze, by nie ominąć historii firmy, pokazać jak się rozwijała, pierwsze zdjęcia, założycieli, wszystko po to, aby dodać emocji, bo przecież te są dla wszystkich bardzo istotne.

Po drugie struktura. Dopiero co zatrudniony pracownik musi poznać swoją firmę i osoby, które w niej pracują. Nie tylko te najbliższe – z działu czy zespołu, ale też kluczowe postacie, ich stanowiska oraz kontakt do nich. Oprócz opisu mile widziane są zdjęcia – zawsze cieplej na sercu się robi, kiedy widzimy twarz zamiast ikonki.

Trzecia sprawa to ścieżka rozwoju – pracownik, który zna możliwości rozwoju czuje się pewniej, bezpieczniej, wie do czego dąży. Warto w tej części poruszyć kwestię edukacji i szkoleń pracowników, co za tym idzie, odpowiedzieć na pytania takie jak: które szkolenia są obowiązkowe, czy są jakieś możliwości skorzystania z dodatkowych (np. budżet szkoleniowy)?

Kolejna rzecz to system pracy i rozwianie takich wątpliwości jak: godziny, zasady, zmiany, przerwy. Te informacje spisane w jednym miejscu zawsze będą przydatne i pod ręką.

Przyszedł czas na kwestie finansowe, aby zachować transparentność i zaoszczędzić działowi kadr pracy związanej z rozwiewaniem wątpliwości, warto w jednym miejscu zebrać terminy wypłat, zasady premiowania, wynagrodzenia nadgodzin, a także benefity – jakie są w firmie i jak z nich korzystać.

Bezpieczeństwo, czyli głos BHP-owca w firmach produkcyjnych jest bardzo istotny, dlatego już na etapie onboardingu warto spisać i dobrze zilustrować najważniejsze zasady związane z bezpieczeństwem.

W kolejnym punkcie proponujemy zadbać o znajomość harmonogramu: jakie są cykliczne wydarzenia firmowe, co warto o nich wiedzieć? Jak wygląda kalendarz?

Aż w końcu słowniczek – być może w firmie są typowe/charakterystyczne słowa czy pojęcia, które warto znać już na wstępie? Taki spis z pewnością pozwoli nowemu pracownikowi się lepiej odnaleźć.

Warto wygospodarować miejsce na Q&A, czyli zestaw praktycznych pytań i odpowiedzi. Spieszymy z przykładami: gdzie dostanę ubranie służbowe, co ile lat mi przysługuje i gdzie zgłaszam konieczność wymiany? Gdzie zgłaszam wniosek urlopowy? Ile dni wcześniej? Jak funkcjonuje zakładowa kuchnia? Czy jest bezpłatny transport? Czy są stojaki dla rowerów? Czy w firmie funkcjonują drużyny sportowe/wolontariackie – jak do nich dołączyć?

A na końcu „oczywista oczywistość”, czyli mapka firmy z oznaczeniem istotnych punktów.

Mamy nadzieję, że nasza lista praktycznych, onboardingowych podpowiedzi będzie przydatna.

Zdalny onboarding nie taki straszny

Pandemia koronawirusa postawiła wszystkich przed ogromnym wyzwaniem. Musieliśmy szybko i na żywym organizmie nauczyć się m.in. pracy zdalnej i komunikacji online.

Część branż, mimo trudnej sytuacji, dalej działa na pełnych obrotach i wciąż prowadzi rekrutacje. O ile nabór nowych pracowników „na odległość” nie jest niczym nowym, to już wirtualny proces onboardingu może budzić wątpliwości. Okazuje się jednak, że nie ma rzeczy niemożliwych. Wystarczy tylko dobrze się przygotować.

1. Zrób listę

Należy zastanowić się, jakich informacji potrzebuje nowy pracownik i dostarczyć je w najbardziej przystępnej formie. Nie ma potrzeby wymyślać koła od nowa. Warto zweryfikować dotychczasowe materiały i rozważyć, które można wykorzystać w niezmienionej formie, a co należałoby zaktualizować lub dostosować do potrzeb wirtualnego onboardingu. Przygotuj listę dokumentów, zadań, dostępów itp., które trzeba przekazać wdrażanej osobie. Dzięki temu niczego nie przeoczysz.

2. Wyposażenie

W przypadku, kiedy firma zobowiązana jest wyposażyć pracownika w sprzęt biurowy, np. laptop czy telefon komórkowy, wypada zadbać o to na kilka dni przed rozpoczęciem współpracy. Dzięki temu pierwszy dzień będzie mógł przebiegać według wcześniej przyjętego planu, a nie na gorącej linii firma-pracownik-kurier. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie folderu onboardingowego zawierającego materiały niezbędne do wdrożenia. Jeżeli tradycją w firmie jest wręczanie welcomepacków, nie zapomnij dołączyć go do przesyłki.

3. Korzystaj z dostępnych rozwiązań

Warto wesprzeć się gotowymi rozwiązaniami, które mogą znacznie uprościć temat wdrożenia nowego pracownika. Wirtualne spotkanie przy pomocy Skype’a, Hangout’a czy Microsoft Teams, przydział zadań na Slacku, Asanie lub Trello. Narzędzi jest wiele, wystarczy sprawdzić, które Wam odpowiadają.

4. Kolega/buddy/opiekun

Pewnie jesteś w stanie wymienić jeszcze kilka określeń dla tej funkcji. Jednak nie nazwa jest ważna, a sam fakt przydzielenia nowemu pracownikowi mentora, który przez pierwsze tygodnie będzie służył mu radą. Może to być ktoś z zespołu, gdzie przeprowadzona została rekrutacja lub przedstawiciel firmowego HR-u. Ciekawą opcją, będącą jeszcze rzadkością w biznesowej rzeczywistości, jest powołanie osobnego stanowiska, które odpowiada za wdrożenie nowych pracowników i ich wsparcie w początkowej fazie kariery. Ważne, by pierwszego dnia taka osoba skontaktowała się z nowym pracownikiem i wyjaśniła mu m.in. zasady wdrożenia.

5. Poznajmy się

Ważne jest, by poza opiekunem, pracownik poznał pozostałych członków zespołu, do którego dołączył, przełożonego, a także dział personalny/HR oraz, o ile to możliwe, zarząd. Możecie w tym celu przeprowadzić wirtualne spotkanie. W przypadku, gdy z różnych przyczyn jest to niewykonalne, warto rozważyć udostępnienie chociażby danych kontaktowych, stanowiska i zdjęcia.

6. Feedback

Aby dowiedzieć się, czy wdrożenie pracownika przebiegło zgodnie z planem, musisz o to zapytać. Najlepiej samego zainteresowanego. Optymalnym czasem na zebranie informacji jest drugi tydzień pracy. Warto wtedy dopytać, czy wszystkie kwestie są jasne, czy coś należy jeszcze doprecyzować, a może któryś z elementów wdrożenia wymaga poprawy? Jak się tego dowiedzieć? Można przeprowadzić indywidualną rozmowę lub stworzyć kwestionariusz ankiety i poprosić o jego wypełnienie. Należałoby także zapytać o opinię przełożonego oraz zespół, jak nowa osoba odnajduje się na danym stanowisku i czy się do niego nadaje, a także, jak układają się ich relacje.

Pamiętajmy, że głównym celem onboardingu jest wdrożenie pracownika. A to, jaką ono przybierze formę, powinno być kwestią drugorzędną.