Kodeks dobrych praktyk projektowych

Praca agencji to praca nad wieloma projektami. Z myślą o dobrym współdziałaniu z klientami w Multum PR stworzyliśmy kodeks, zawierający zasady, które usprawniają pracę. Dlaczego warto mieć taki wzór?

Sprawna praca

Realizując projekty, trafiamy na różne tempa pracy. Czasem zdarza się, że na odpowiedź czy zatwierdzenie projektu czekamy kilka godzin, innym razem kilka dni. Oczywiście wiemy, że po drugiej stronie jest osoba zajęta bieżącymi sprawami. Spisaliśmy kilka zasad opisujących kolejne etapy projektu, wyznaczyliśmy też czasy akceptacji – wszystko po to, by usprawnić pracę po obu stronach. Co ważne, nie mówimy tutaj o projektach tylko graficznych, ale także tekstach, koncepcjach kreatywnych czy badaniach (mając na uwadze także różną ich wielkość, dostosowujemy każdy etap indywidualnie).

Dobre praktyki

Zaczynamy od podpisania umowy lub zlecenia. Następnie po otrzymaniu wytycznych do projektu i niezbędnych materiałów (np. logotypy, teksty lub wytyczne do tekstów, zdjęcia) rozpoczynamy pracę.
Pracujemy! W przypadku rozbudowanych projektów w terminie do 10 dni roboczych (od podpisania umowy/dostarczenia materiałów) klient otrzymuje od nas wstępną propozycję z zapytaniem „czy idziemy w dobrym kierunku?”. W przypadku mniejszych projektów w terminie do 5 dni roboczych podsyłamy kompletny projekt (na życzenie klienta dwie lub jedną wersję, jeśli jest to projekt graficzny).
Teraz piłka jest po stronie klienta. Prosimy o zebranie uwag i wysłanie ich w jednym mailu w terminie do 5 dni roboczych po otrzymaniu projektu. Zmiany mogą być także ustalone na spotkaniu i spisane w formie „minutki”.
Po otrzymaniu uwag zabieramy się za wprowadzanie poprawek, w zależności od skali poprawek, klient w przeciągu 1-5 dni roboczych otrzymuje projekt z poprawkami.
Od momentu otrzymania poprawek klient ma 5 dni roboczych na zebranie finalnych uwag i przesłanie ich w postaci jednego maila. Jeżeli w terminie do 5 dni roboczych nie otrzymamy poprawek, projekt uważamy za zakończony. Jest to ważny dla nas punkt, który daje nam możliwość rozplanowania swojej pracy.

To najważniejsze punkty kodeksu, dołączamy go zawsze do umów podpisywanych z klientami. Macie takie zasady? Może zainspirowaliśmy Was do stworzenia takiego kodeksu?

Mądry menedżer przed szkodą

W ostatnim wpisie opowiedzieliśmy Wam, jak radzimy sobie w Multum, gdy nagle wyskoczy „bubel”. W drugiej części tej publikacji podpowiadamy, na co zwrócić uwagę w trakcie pracy nad projektem, aby ograniczyć liczbę f*ck upów.

PLAN

Jakość realizowanego projektu jest wynikową trzech składników – czasu, kosztu i zakresu projektu. Postaraj się, aby przynajmniej jeden z tych elementów był stały. Ułatwi Ci to zarządzanie projektem. Precyzyjnie wskaż cel (niech będzie SMART), zaplanuj komunikację, wskaźniki sukcesu (KPI). Pomaga w tym stworzenie diagramu struktury/następstwa pracy.

HARMONOGRAM

Rozpisz projekt na mniejsze bloki i rozłóż je na wykresie (może być Wykres Ganta). Pamiętaj, aby działania zaczynać w najpóźniejszym możliwym terminie (ALAP – As Late As Possible), by uniknąć syndromu studenta lub nie wpaść w niekończący się etap dopieszczania projektu. Określaj deadliny poszczególnych etapów. Celebrujcie ich ukończenie, aby poczuć energię do dalszej pracy.

ZESPÓŁ

Zadbaj o dobranie właściwego zespołu projektowego. Idealnie pracuje się w zespołach od 3 do 8 osób +/-1. Jeśli projekt wymaga większej liczby członków – stwórz podzespoły. Dobrze, aby zespół był różnorodny, aby były w nim osoby o różnym doświadczeniu, wiedzy i umiejętnościach oraz różnym profilu psychologicznym. No i pamiętaj o „granacie” – tak czule nazywamy osobę, która dzięki swojej pozycji w organizacji w dowolnym momencie może rozrzucić nasze projektowe klocki, blokując pracę zespołu. I aby była jasność – nie mamy do niej pretensji, bo wierzymy, że robi to w dobrej wierze. Jednak – aby uniknąć stresującej sytuacji i zaoszczędzić czas i pieniądze – warto „granat” wciągnąć do zespołu lub zadbać, aby w kluczowych momentach informować go o wynikach pracy. Pamiętaj o określeniu odpowiedzialności członków zespołu (my korzystamy z macierzy RACI). W działaniach zespołu pomaga sformułowanie kodeksu współpracy. W końcu warto rozważyć, czy nie stawiać na ludzi z wewnątrz. Konsultantów, którzy mają świeże spojrzenie, większy dystans, nie są uwikłani w bieżące zależności, a przede wszystkim mają wiedzę i doświadczenie z innych projektów.

SZACOWANIE RYZYKA

Konieczny i bardzo ważny etap w fazie przygotowawczej. Zaplanowanie działań na wypadek nieoczekiwanych działań, pozwala na uniknięcie większych kłopotów. My stosujemy macierze do szacowania ryzyka, w których określamy prawdopodobieństwo, działania, ale także osobę, która jest odpowiedzialna za niwelowanie ryzyka. Proste i szybkie do przygotowania, co bardzo ułatwia organizację, gdy wystąpi sytuacja kryzysowa.

KOMUNIKACJA

Zadanie często pomijane lub traktowane po macoszemu. Tymczasem – jak wskazują badania BMI – organizacje, w których jest dobra komunikacja, o wiele częściej kończą projekty zgodnie z planem niż te, w których komunikacja jest nieefektywna. Dlatego pamiętaj o dobrej komunikacji, o szybkim i konstruktywnym feedbacku i budowaniu zespołu nie tylko od strony merytorycznej, ale także jako zgranej grupy. Zawsze pamiętamy, aby zadbać o właściwe wystartowanie projektu (kick off) i jego zakończenie (podsumowanie, raport, celebracja itp.).