fbpx
Menu

Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /wp-content/themes/mpr2018/content.php on line 17

Mądry menedżer przed szkodą

W ostatnim wpisie opowiedzieliśmy Wam, jak radzimy sobie w Multum, gdy nagle wyskoczy „bubel”. W drugiej części tej publikacji podpowiadamy, na co zwrócić uwagę w trakcie pracy nad projektem, aby ograniczyć liczbę f*ck upów.
PLAN

Jakość realizowanego projektu jest wynikową trzech składników – czasu, kosztu i zakresu projektu. Postaraj się, aby przynajmniej jeden z tych elementów był stały. Ułatwi Ci to zarządzanie projektem. Precyzyjnie wskaż cel (niech będzie SMART), zaplanuj komunikację, wskaźniki sukcesu (KPI). Pomaga w tym stworzenie diagramu struktury/następstwa pracy.

HARMONOGRAM

Rozpisz projekt na mniejsze bloki i rozłóż je na wykresie (może być Wykres Ganta). Pamiętaj, aby działania zaczynać w najpóźniejszym możliwym terminie (ALAP – As Late As Possible), by uniknąć syndromu studenta lub nie wpaść w niekończący się etap dopieszczania projektu. Określaj deadliny poszczególnych etapów. Celebrujcie ich ukończenie, aby poczuć energię do dalszej pracy.

ZESPÓŁ

Zadbaj o dobranie właściwego zespołu projektowego. Idealnie pracuje się w zespołach od 3 do 8 osób +/-1. Jeśli projekt wymaga większej liczby członków – stwórz podzespoły. Dobrze, aby zespół był różnorodny, aby były w nim osoby o różnym doświadczeniu, wiedzy i umiejętnościach oraz różnym profilu psychologicznym. No i pamiętaj o „granacie” – tak czule nazywamy osobę, która dzięki swojej pozycji w organizacji w dowolnym momencie może rozrzucić nasze projektowe klocki, blokując pracę zespołu. I aby była jasność – nie mamy do niej pretensji, bo wierzymy, że robi to w dobrej wierze. Jednak – aby uniknąć stresującej sytuacji i zaoszczędzić czas i pieniądze – warto „granat” wciągnąć do zespołu lub zadbać, aby w kluczowych momentach informować go o wynikach pracy. Pamiętaj o określeniu odpowiedzialności członków zespołu (my korzystamy z macierzy RACI). W działaniach zespołu pomaga sformułowanie kodeksu współpracy. W końcu warto rozważyć, czy nie stawiać na ludzi z wewnątrz. Konsultantów, którzy mają świeże spojrzenie, większy dystans, nie są uwikłani w bieżące zależności, a przede wszystkim mają wiedzę i doświadczenie z innych projektów.

SZACOWANIE RYZYKA

Konieczny i bardzo ważny etap w fazie przygotowawczej. Zaplanowanie działań na wypadek nieoczekiwanych działań, pozwala na uniknięcie większych kłopotów. My stosujemy macierze do szacowania ryzyka, w których określamy prawdopodobieństwo, działania, ale także osobę, która jest odpowiedzialna za niwelowanie ryzyka. Proste i szybkie do przygotowania, co bardzo ułatwia organizację, gdy wystąpi sytuacja kryzysowa.

KOMUNIKACJA

Zadanie często pomijane lub traktowane po macoszemu. Tymczasem – jak wskazują badania BMI – organizacje, w których jest dobra komunikacja, o wiele częściej kończą projekty zgodnie z planem niż te, w których komunikacja jest nieefektywna. Dlatego pamiętaj o dobrej komunikacji, o szybkim i konstruktywnym feedbacku i budowaniu zespołu nie tylko od strony merytorycznej, ale także jako zgranej grupy. Zawsze pamiętamy, aby zadbać o właściwe wystartowanie projektu (kick off) i jego zakończenie (podsumowanie, raport, celebracja itp.).

Zaufali nam:

Spółka Multum PR sp. z o.o. jest beneficjentem programu Tarcza Finansowa PFR 2.0, w ramach której otrzymała subwencję finansową w związku z sytuacją epidemiologiczną związaną z COVID-19.