Menu

Tworzenie celów w pracy projektowej

Z dzisiejszego wpisu dowiesz się, jak pracujemy nad tworzeniem celów zarówno w codziennej, rzemieślniczej robocie, jak i przy tworzeniu dużych projektów, takich jak strategie public relations lub strategie employer branding.

Tworzenie celów to jeden z tych fragmentów pracy projektowej, nad którym wielu przelatuje lotem ślizgowym. Skupiamy się nad tworzeniem person, analizą konkurencji czy na szukaniu wyróżników marki, ale nie poświęcamy wystarczająco czasu na zastanowienie się, co chcemy osiągnąć. Kto z Was tak ma?

Gdy zaczynałem swoją karierę zawodową, miałem ogromne szczęście trafić na mądrego szefa. Jedno z jego zdań, które utkwiło mi w głowie do dziś to jego reakcja na planowanie i tworzenie celów. Widząc mnie utopionego w bieżących tematach, mówił Zatrzymaj się, zastanów się, co zamierzasz osiągnąć i przygotuj do tego plan. Cel? Plan? Przecież on nigdy się nie spełnia! Gdy oburzałem się, że się nie wyrobię, że mam mnóstwo bieżących zadań, odpowiadał: A czy jesteś pewny, że to, co robisz jest naprawdę konieczne?

Po kilkunastu latach pracy projektowej wypracowaliśmy w Multum PR kilka, skutecznych metod tworzenia celów. Dlaczego kilka? Bo dobieramy je do pracy w zależności od wielkości i stopnia skomplikowania projektu. Niektóre techniki lepiej sprawdzają się w codziennych zadaniach, inne – przy pracy nad strategiami. Niektóre będą Wam doskonale znane. Inne – będą dla Was totalną świeżynką. Zaczynamy!

EXACT

Na początek nasza ulubiona technika. EXACT, czyli Explicit, eXciting, Achievable, Challenging, Time-bound. Jest ona łudząco podobna do techniki SMART (o niej niżej), ale pojawia się w niej element, który nadaje jej motywacyjnego charakteru. Przecież tworzenie celów nie jest „sztuką dla sztuki”, ale ma być wskaźnikiem, z którym mamy się identyfikować, ma też dać nam radość i satysfakcję z pracy. EXACT pozwala na precyzyjne definiowanie i skupienie się na osiągnięciu wymiernych rezultatów. Oto jak można zastosować technikę EXACT w praktyce.

Explicit (Konkretny)

Cel projektu powinien być jasno sformułowany i precyzyjnie określony. Unikaj ogólnych lub wieloznacznych celów. Zamiast tego, sprecyzuj, co dokładnie chcesz osiągnąć. Wyraźny cel umożliwia zrozumienie oczekiwań i skupienie zespołu na konkretnych rezultatach. I – co może Was zdziwić – wcale nie musi być nadmiernie precyzyjny!

eXciting (Porywający)

Dla nas to kluczowy element, bo cel powinien być motywujący i pasjonujący dla członków zespołu. Postaraj się nadać mu atrakcyjności, aby zainspirować zespół do działania. Pamiętaj, że porywające cele sprzyjają większemu zaangażowaniu i wyższej jakości pracy.

Achievable (Osiągalny)

Cel projektu powinien być realistyczny i osiągalny w kontekście dostępnych zasobów, umiejętności zespołu i ograniczeń czasowych. Przyjrzyj się realnym możliwościom i upewnij się, że cel jest wykonalny. Ustalanie nierealistycznych zamierzeń może prowadzić do frustracji i niepowodzeń.

Challenging (Wyzwanie)

Chociaż cel powinien być osiągalny, równocześnie powinien stanowić wyzwanie dla zespołu. Wprowadzenie pewnego stopnia trudności pobudza kreatywność, mobilizuje do rozwoju i motywuje do przekraczania granic. Cel powinien wymagać wysiłku, ale być jednocześnie realistyczny.

Time-bound (Określony w czasie)

Cel powinien być powiązany z konkretnym terminem. Określenie czasu realizacji pomaga w tworzeniu harmonogramu projektu i umożliwia śledzenie postępów. Terminy powinny być mierzalne i dostosowane do skali projektu.

Inne techniki tworzenie celów w projektach, które warto znać

SMART

Technika szeroko stosowana w zarządzaniu projektami. Skrót oznacza Specific (konkretny), Measurable (mierzalny), Achievable (osiągalny), Relevant (istotny) i Time-bound (określony w czasie). Dzięki tym kryteriom, cele stają się bardziej precyzyjne i łatwiejsze do zrozumienia dla całego zespołu. Zapewnienie, że cele są mierzalne i osiągalne, a także określenie czasu ich realizacji, pozwala lepiej śledzić postępy i skupić się na konkretnych rezultatach.

KASKADA

Ta technika polega na podziale celów na mniejsze etapy, które muszą zostać osiągnięte w określonym porządku. Działania podejmowane są sekwencyjnie, a każdy kolejny etap zależy od poprzedniego. Metoda kaskadowa umożliwia lepszą kontrolę postępów projektu, ponieważ można skoncentrować się na realizacji jednego celu naraz. W pracy warsztatowej mamy opracowany graf, który pomaga nam kaskadować cele.

OKR

Metoda Objectives and Key Results skupia się na ustalaniu ambitnych celów (objectives) oraz mierzalnych kluczowych rezultatów (key results) potrzebnych do ich osiągnięcia. Cele powinny być ambitne, ale również realistyczne. Kluczowe rezultaty muszą być mierzalne i umożliwiać ocenę postępów. Ta metoda skupia się na rezultatach, nie na sposobie ich osiągnięcia. Ma też spore grono zagorzałych wielbicieli.

ZWINNY

Agile/Scrum to podejście do zarządzania projektami, które opiera się na elastyczności i iteracyjnym podejściu. Cele są ustalane na krótkie okresy, zwane sprintami, zamiast na cały projekt. Zespoły pracują w cyklach, regularnie dostarczając wartościowe rezultaty. To podejście pozwala na szybką adaptację do zmieniających się warunków i lepszą reakcję na potrzeby zarówno członków zespołu jak i odbiorców ich pracy.

5W1H

Ta metoda polega na zadawaniu pytań dotyczących celów projektu, aby uzyskać kompletną i zrozumiałą definicję. Pytania te obejmują: co (what), dlaczego (why), kto (who), gdzie (where), kiedy (when) i jak (how). Odpowiedzi na te pytania pomagają w precyzyjnym sformułowaniu celów projektu oraz zrozumieniu kontekstu i oczekiwań związanych z projektem.

Jeżeli zastanawiałaś się/zastanawiałeś się, dlaczego kręcisz się w kółko, a codzienne projekty ciągną się bez końca, może to jest ten moment, aby sprawdzić, czy w ogóle wiesz, do czego dążysz? Jeśli będziesz potrzebować pomocy, zachęcamy, aby do nas napisać biuro@multumpr.pl. Z pewnością będziemy mieć dla Ciebie multum podpowiedzi, aby Twoja praca była bardziej efektywna.

Kodeks dobrych praktyk projektowych

Praca agencji to praca nad wieloma projektami. Z myślą o dobrym współdziałaniu z klientami w Multum PR stworzyliśmy kodeks, zawierający zasady, które usprawniają pracę. Dlaczego warto mieć taki wzór?
Sprawna praca

Realizując projekty, trafiamy na różne tempa pracy. Czasem zdarza się, że na odpowiedź czy zatwierdzenie projektu czekamy kilka godzin, innym razem kilka dni. Oczywiście wiemy, że po drugiej stronie jest osoba zajęta bieżącymi sprawami. Spisaliśmy kilka zasad opisujących kolejne etapy projektu, wyznaczyliśmy też czasy akceptacji – wszystko po to, by usprawnić pracę po obu stronach.  Co ważne, nie mówimy tutaj o projektach tylko graficznych, ale także tekstach, koncepcjach kreatywnych czy badaniach (mając na uwadze także różną ich wielkość, dostosowujemy każdy etap indywidualnie).

Dobre praktyki
  • Zaczynamy od podpisania umowy lub zlecenia. Następnie po otrzymaniu wytycznych do projektu i niezbędnych materiałów (np. logotypy, teksty lub wytyczne do tekstów, zdjęcia) rozpoczynamy pracę.
  • Pracujemy! W przypadku rozbudowanych projektów w terminie do 10 dni roboczych (od podpisania umowy/dostarczenia materiałów) klient otrzymuje od nas wstępną propozycję z zapytaniem „czy idziemy w dobrym kierunku?”. W przypadku mniejszych projektów w terminie do 5 dni roboczych podsyłamy kompletny projekt (na życzenie klienta dwie lub jedną wersję, jeśli jest to projekt graficzny).
  • Teraz piłka jest po stronie klienta. Prosimy o zebranie uwag i wysłanie ich w jednym mailu w terminie do 5 dni roboczych po otrzymaniu projektu. Zmiany mogą być także ustalone na spotkaniu i spisane w formie „minutki”.
  • Po otrzymaniu uwag zabieramy się za wprowadzanie poprawek, w zależności od skali poprawek, klient w przeciągu 1-5 dni roboczych otrzymuje projekt z poprawkami.
  • Od momentu otrzymania poprawek klient ma 5 dni roboczych na zebranie finalnych uwag i przesłanie ich w postaci jednego maila. Jeżeli w terminie do 5 dni roboczych nie otrzymamy poprawek, projekt uważamy za zakończony. Jest to ważny dla nas punkt, który daje nam możliwość rozplanowania swojej pracy.

To najważniejsze punkty kodeksu, dołączamy go zawsze do umów podpisywanych z klientami. Macie takie zasady? Może zainspirowaliśmy Was do stworzenia takiego kodeksu?

Mądry menedżer przed szkodą

W ostatnim wpisie opowiedzieliśmy Wam, jak radzimy sobie w Multum, gdy nagle wyskoczy „bubel”. W drugiej części tej publikacji podpowiadamy, na co zwrócić uwagę w trakcie pracy nad projektem, aby ograniczyć liczbę f*ck upów.
PLAN

Jakość realizowanego projektu jest wynikową trzech składników – czasu, kosztu i zakresu projektu. Postaraj się, aby przynajmniej jeden z tych elementów był stały. Ułatwi Ci to zarządzanie projektem. Precyzyjnie wskaż cel (niech będzie SMART), zaplanuj komunikację, wskaźniki sukcesu (KPI). Pomaga w tym stworzenie diagramu struktury/następstwa pracy.

HARMONOGRAM

Rozpisz projekt na mniejsze bloki i rozłóż je na wykresie (może być Wykres Ganta). Pamiętaj, aby działania zaczynać w najpóźniejszym możliwym terminie (ALAP – As Late As Possible), by uniknąć syndromu studenta lub nie wpaść w niekończący się etap dopieszczania projektu. Określaj deadliny poszczególnych etapów. Celebrujcie ich ukończenie, aby poczuć energię do dalszej pracy.

ZESPÓŁ

Zadbaj o dobranie właściwego zespołu projektowego. Idealnie pracuje się w zespołach od 3 do 8 osób +/-1. Jeśli projekt wymaga większej liczby członków – stwórz podzespoły. Dobrze, aby zespół był różnorodny, aby były w nim osoby o różnym doświadczeniu, wiedzy i umiejętnościach oraz różnym profilu psychologicznym. No i pamiętaj o „granacie” – tak czule nazywamy osobę, która dzięki swojej pozycji w organizacji w dowolnym momencie może rozrzucić nasze projektowe klocki, blokując pracę zespołu. I aby była jasność – nie mamy do niej pretensji, bo wierzymy, że robi to w dobrej wierze. Jednak – aby uniknąć stresującej sytuacji i zaoszczędzić czas i pieniądze – warto „granat” wciągnąć do zespołu lub zadbać, aby w kluczowych momentach informować go o wynikach pracy. Pamiętaj o określeniu odpowiedzialności członków zespołu (my korzystamy z macierzy RACI). W działaniach zespołu pomaga sformułowanie kodeksu współpracy. W końcu warto rozważyć, czy nie stawiać na ludzi z wewnątrz. Konsultantów, którzy mają świeże spojrzenie, większy dystans, nie są uwikłani w bieżące zależności, a przede wszystkim mają wiedzę i doświadczenie z innych projektów.

SZACOWANIE RYZYKA

Konieczny i bardzo ważny etap w fazie przygotowawczej. Zaplanowanie działań na wypadek nieoczekiwanych działań, pozwala na uniknięcie większych kłopotów. My stosujemy macierze do szacowania ryzyka, w których określamy prawdopodobieństwo, działania, ale także osobę, która jest odpowiedzialna za niwelowanie ryzyka. Proste i szybkie do przygotowania, co bardzo ułatwia organizację, gdy wystąpi sytuacja kryzysowa.

KOMUNIKACJA

Zadanie często pomijane lub traktowane po macoszemu. Tymczasem – jak wskazują badania BMI – organizacje, w których jest dobra komunikacja, o wiele częściej kończą projekty zgodnie z planem niż te, w których komunikacja jest nieefektywna. Dlatego pamiętaj o dobrej komunikacji, o szybkim i konstruktywnym feedbacku i budowaniu zespołu nie tylko od strony merytorycznej, ale także jako zgranej grupy. Zawsze pamiętamy, aby zadbać o właściwe wystartowanie projektu (kick off) i jego zakończenie (podsumowanie, raport, celebracja itp.).

Zaufali nam:

Spółka Multum PR sp. z o.o. jest beneficjentem programu Tarcza Finansowa PFR 2.0, w ramach której otrzymała subwencję finansową w związku z sytuacją epidemiologiczną związaną z COVID-19.