Tworzenie celów w pracy projektowej

Z dzisiejszego wpisu dowiesz się, jak pracujemy nad tworzeniem celów zarówno w codziennej, rzemieślniczej robocie, jak i przy tworzeniu dużych projektów, takich jak strategie public relations lub strategie employer branding.

Tworzenie celów to jeden z tych fragmentów pracy projektowej, nad którym wielu przelatuje lotem ślizgowym. Skupiamy się nad tworzeniem person, analizą konkurencji czy na szukaniu wyróżników marki, ale nie poświęcamy wystarczająco czasu na zastanowienie się, co chcemy osiągnąć. Kto z Was tak ma?

Gdy zaczynałem swoją karierę zawodową, miałem ogromne szczęście trafić na mądrego szefa. Jedno z jego zdań, które utkwiło mi w głowie do dziś to jego reakcja na planowanie i tworzenie celów. Widząc mnie utopionego w bieżących tematach, mówił Zatrzymaj się, zastanów się, co zamierzasz osiągnąć i przygotuj do tego plan. Cel? Plan? Przecież on nigdy się nie spełnia! Gdy oburzałem się, że się nie wyrobię, że mam mnóstwo bieżących zadań, odpowiadał: A czy jesteś pewny, że to, co robisz jest naprawdę konieczne?

Po kilkunastu latach pracy projektowej wypracowaliśmy w Multum PR kilka, skutecznych metod tworzenia celów. Dlaczego kilka? Bo dobieramy je do pracy w zależności od wielkości i stopnia skomplikowania projektu. Niektóre techniki lepiej sprawdzają się w codziennych zadaniach, inne – przy pracy nad strategiami. Niektóre będą Wam doskonale znane. Inne – będą dla Was totalną świeżynką. Zaczynamy!

EXACT

Na początek nasza ulubiona technika. EXACT, czyli Explicit, eXciting, Achievable, Challenging, Time-bound. Jest ona łudząco podobna do techniki SMART (o niej niżej), ale pojawia się w niej element, który nadaje jej motywacyjnego charakteru. Przecież tworzenie celów nie jest „sztuką dla sztuki”, ale ma być wskaźnikiem, z którym mamy się identyfikować, ma też dać nam radość i satysfakcję z pracy. EXACT pozwala na precyzyjne definiowanie i skupienie się na osiągnięciu wymiernych rezultatów. Oto jak można zastosować technikę EXACT w praktyce.

Explicit (Konkretny)

Cel projektu powinien być jasno sformułowany i precyzyjnie określony. Unikaj ogólnych lub wieloznacznych celów. Zamiast tego, sprecyzuj, co dokładnie chcesz osiągnąć. Wyraźny cel umożliwia zrozumienie oczekiwań i skupienie zespołu na konkretnych rezultatach. I – co może Was zdziwić – wcale nie musi być nadmiernie precyzyjny!

eXciting (Porywający)

Dla nas to kluczowy element, bo cel powinien być motywujący i pasjonujący dla członków zespołu. Postaraj się nadać mu atrakcyjności, aby zainspirować zespół do działania. Pamiętaj, że porywające cele sprzyjają większemu zaangażowaniu i wyższej jakości pracy.

Achievable (Osiągalny)

Cel projektu powinien być realistyczny i osiągalny w kontekście dostępnych zasobów, umiejętności zespołu i ograniczeń czasowych. Przyjrzyj się realnym możliwościom i upewnij się, że cel jest wykonalny. Ustalanie nierealistycznych zamierzeń może prowadzić do frustracji i niepowodzeń.

Challenging (Wyzwanie)

Chociaż cel powinien być osiągalny, równocześnie powinien stanowić wyzwanie dla zespołu. Wprowadzenie pewnego stopnia trudności pobudza kreatywność, mobilizuje do rozwoju i motywuje do przekraczania granic. Cel powinien wymagać wysiłku, ale być jednocześnie realistyczny.

Time-bound (Określony w czasie)

Cel powinien być powiązany z konkretnym terminem. Określenie czasu realizacji pomaga w tworzeniu harmonogramu projektu i umożliwia śledzenie postępów. Terminy powinny być mierzalne i dostosowane do skali projektu.

Inne techniki tworzenie celów w projektach, które warto znać

SMART

Technika szeroko stosowana w zarządzaniu projektami. Skrót oznacza Specific (konkretny), Measurable (mierzalny), Achievable (osiągalny), Relevant (istotny) i Time-bound (określony w czasie). Dzięki tym kryteriom, cele stają się bardziej precyzyjne i łatwiejsze do zrozumienia dla całego zespołu. Zapewnienie, że cele są mierzalne i osiągalne, a także określenie czasu ich realizacji, pozwala lepiej śledzić postępy i skupić się na konkretnych rezultatach.

KASKADA

Ta technika polega na podziale celów na mniejsze etapy, które muszą zostać osiągnięte w określonym porządku. Działania podejmowane są sekwencyjnie, a każdy kolejny etap zależy od poprzedniego. Metoda kaskadowa umożliwia lepszą kontrolę postępów projektu, ponieważ można skoncentrować się na realizacji jednego celu naraz. W pracy warsztatowej mamy opracowany graf, który pomaga nam kaskadować cele.

OKR

Metoda Objectives and Key Results skupia się na ustalaniu ambitnych celów (objectives) oraz mierzalnych kluczowych rezultatów (key results) potrzebnych do ich osiągnięcia. Cele powinny być ambitne, ale również realistyczne. Kluczowe rezultaty muszą być mierzalne i umożliwiać ocenę postępów. Ta metoda skupia się na rezultatach, nie na sposobie ich osiągnięcia. Ma też spore grono zagorzałych wielbicieli.

ZWINNY

Agile/Scrum to podejście do zarządzania projektami, które opiera się na elastyczności i iteracyjnym podejściu. Cele są ustalane na krótkie okresy, zwane sprintami, zamiast na cały projekt. Zespoły pracują w cyklach, regularnie dostarczając wartościowe rezultaty. To podejście pozwala na szybką adaptację do zmieniających się warunków i lepszą reakcję na potrzeby zarówno członków zespołu jak i odbiorców ich pracy.

5W1H

Ta metoda polega na zadawaniu pytań dotyczących celów projektu, aby uzyskać kompletną i zrozumiałą definicję. Pytania te obejmują: co (what), dlaczego (why), kto (who), gdzie (where), kiedy (when) i jak (how). Odpowiedzi na te pytania pomagają w precyzyjnym sformułowaniu celów projektu oraz zrozumieniu kontekstu i oczekiwań związanych z projektem.

Jeżeli zastanawiałaś się/zastanawiałeś się, dlaczego kręcisz się w kółko, a codzienne projekty ciągną się bez końca, może to jest ten moment, aby sprawdzić, czy w ogóle wiesz, do czego dążysz? Jeśli będziesz potrzebować pomocy, zachęcamy, aby do nas napisać biuro@multumpr.pl. Z pewnością będziemy mieć dla Ciebie multum podpowiedzi, aby Twoja praca była bardziej efektywna.