Mądry menedżer przed szkodą

W ostatnim wpisie opowiedzieliśmy Wam, jak radzimy sobie w Multum, gdy nagle wyskoczy „bubel”. W drugiej części tej publikacji podpowiadamy, na co zwrócić uwagę w trakcie pracy nad projektem, aby ograniczyć liczbę f*ck upów.

PLAN

Jakość realizowanego projektu jest wynikową trzech składników – czasu, kosztu i zakresu projektu. Postaraj się, aby przynajmniej jeden z tych elementów był stały. Ułatwi Ci to zarządzanie projektem. Precyzyjnie wskaż cel (niech będzie SMART), zaplanuj komunikację, wskaźniki sukcesu (KPI). Pomaga w tym stworzenie diagramu struktury/następstwa pracy.

HARMONOGRAM

Rozpisz projekt na mniejsze bloki i rozłóż je na wykresie (może być Wykres Ganta). Pamiętaj, aby działania zaczynać w najpóźniejszym możliwym terminie (ALAP – As Late As Possible), by uniknąć syndromu studenta lub nie wpaść w niekończący się etap dopieszczania projektu. Określaj deadliny poszczególnych etapów. Celebrujcie ich ukończenie, aby poczuć energię do dalszej pracy.

ZESPÓŁ

Zadbaj o dobranie właściwego zespołu projektowego. Idealnie pracuje się w zespołach od 3 do 8 osób +/-1. Jeśli projekt wymaga większej liczby członków – stwórz podzespoły. Dobrze, aby zespół był różnorodny, aby były w nim osoby o różnym doświadczeniu, wiedzy i umiejętnościach oraz różnym profilu psychologicznym. No i pamiętaj o „granacie” – tak czule nazywamy osobę, która dzięki swojej pozycji w organizacji w dowolnym momencie może rozrzucić nasze projektowe klocki, blokując pracę zespołu. I aby była jasność – nie mamy do niej pretensji, bo wierzymy, że robi to w dobrej wierze. Jednak – aby uniknąć stresującej sytuacji i zaoszczędzić czas i pieniądze – warto „granat” wciągnąć do zespołu lub zadbać, aby w kluczowych momentach informować go o wynikach pracy. Pamiętaj o określeniu odpowiedzialności członków zespołu (my korzystamy z macierzy RACI). W działaniach zespołu pomaga sformułowanie kodeksu współpracy. W końcu warto rozważyć, czy nie stawiać na ludzi z wewnątrz. Konsultantów, którzy mają świeże spojrzenie, większy dystans, nie są uwikłani w bieżące zależności, a przede wszystkim mają wiedzę i doświadczenie z innych projektów.

SZACOWANIE RYZYKA

Konieczny i bardzo ważny etap w fazie przygotowawczej. Zaplanowanie działań na wypadek nieoczekiwanych działań, pozwala na uniknięcie większych kłopotów. My stosujemy macierze do szacowania ryzyka, w których określamy prawdopodobieństwo, działania, ale także osobę, która jest odpowiedzialna za niwelowanie ryzyka. Proste i szybkie do przygotowania, co bardzo ułatwia organizację, gdy wystąpi sytuacja kryzysowa.

KOMUNIKACJA

Zadanie często pomijane lub traktowane po macoszemu. Tymczasem – jak wskazują badania BMI – organizacje, w których jest dobra komunikacja, o wiele częściej kończą projekty zgodnie z planem niż te, w których komunikacja jest nieefektywna. Dlatego pamiętaj o dobrej komunikacji, o szybkim i konstruktywnym feedbacku i budowaniu zespołu nie tylko od strony merytorycznej, ale także jako zgranej grupy. Zawsze pamiętamy, aby zadbać o właściwe wystartowanie projektu (kick off) i jego zakończenie (podsumowanie, raport, celebracja itp.).

Potknięcia, wpadki, f*ck upy w pracy projektowej

Chcielibyśmy, aby praca szła idealnie. Jednak nie wszystko da się przewidzieć, nie zawsze mamy wpływ na zmieniające się okoliczności. Potknięcia, wpadki, fck* upy to integralna część każdego procesu. To, że coś może pójść źle, jest prawie pewne. To nie jest odpowiedź na pytanie CZY tylko KIEDY. A jak już się wpadka zdarzy? Sprawdźcie, co my robimy, gdy projekt nie idzie po naszej myśli.

1. Dajemy na luz!

I nie wpadamy w panikę. Bierzemy dystans, głęboki oddech, idziemy na spacer, wyłączamy telefon, zamykamy komputer. Brzmi banalnie, a to przecież czysta chemia! Nawet 20 minut oderwania się od tematu pozwoli na obniżenie kortyzolu (hormonu stresu) do poziomu, w którym umysł będzie bardziej klarowny. Łatwiej oceniać sytuację „na chłodno”. Tylko w nielicznych przypadkach działać musimy tu i teraz. W większości nic nie stoi na przeszkodzie, aby chwilę zaczekać, przemyśleć i zaproponować najlepszy scenariusz. Emocje nie są dobrym doradcą. Wciskamy pauzę i dajemy sobie czas na myślenie.

2. Analizujemy

Spisujemy swoje oceny, skupiając się na faktach i liczbach, wyłączając ocenę ludzi. Ważniejsze jest dla nas CO POSZŁO NIE TAK, a nie KTO ZAWINIŁ. Zwróć uwagę na słowo „spisujemy” – nie rozmyślamy, nie plotkujemy, nie mielimy tematu w głowie, tylko zapisujemy swoje spostrzeżenia na kartce. Zaczynamy od pozytywnych rzeczy (w końcu w każdej sytuacji można znaleźć coś dobrego). To pozwala nam na większy obiektywizm. Szukamy sedna problemu, dochodzimy do źródła. Nam najlepiej sprawdza się technika 5WHYS, czyli zadawanie sobie pięciu pytań Dlaczego? Jesteśmy przekonani, że najprawdopodobniej problem nie jest to, co pierwsze przychodzi nam do głowy. Często już przy czwartym WHY wiemy, co należy poprawić i na czym się skupić.

3. Ufamy sobie, bo 2+2=5

Gros realizowanych projektów to praca zespołowa. Dzięki współpracy ludzi o różnych doświadczeniach, wiedzy czy umiejętnościach, uzyskujemy efekt synergii. Wierzymy, że wynik pracy dobrze prowadzonego zespołu jest zawsze o wiele lepszy, niż gdy ci sami ludzie mieliby pracować osobno. W końcu „co dwie głowy to nie jedna”. Ale, ale… Aby efekt synergii zadziałał, musi być pełne zaufanie pomiędzy członkami zespołu. Wiara, że każdy chce jak najlepiej i wspólnie gramy do jednej bramki. Dajemy ludziom wolność. Każdy może dobierać sobie współpracowników według własnego uznania. Ma prawo podejmować decyzję pod warunkiem, że weźmie za nią odpowiedzialność i będzie liderem zmiany, jeśli coś pójdzie nie tak.

4. Dajemy sobie prawo do popełniania błędów

Stało się! No i co? Nie ma ludzi idealnych. Dajemy sobie przestrzeń do popełniania błędów. Takie myślenie pozwala nam na większą swobodę działania, jesteśmy bardziej odważni i kreatywni, bo nie wiążemy na sobie pętli perfekcyjności. Nie stresujemy się, gdy coś idzie nie tak, bo rozumiemy, że wpadki po prostu się zdarzają. Prawo do popełniania błędów zachęca nas także do próbowania, testowania. Ale gdy pójdzie coś nie tak, nie boimy się o tym mówić, nie ukrywamy usterek. Bo jesteśmy pewni, że nie wynikają one z naszej złej woli. Tworzymy przyjazną, kreatywną atmosferę, wolną od rywalizacji w stylu wyścigu szczurów.

5. Jesteśmy zwinni

Szukamy SPOSOBÓW, a nie POWODÓW. Te drugie mocno zakorzeniają nas w przeszłości i blokują rozwój. A my chcemy tworzyć, myśleć o przyszłości. Jedno z pierwszych pytań, jakie sobie zadajemy to: Jaki mam wpływ na zaistniałą sytuację? Jeśli mamy wpływ – drążymy, wdrażamy, działamy. Jeśli nie – szukamy innych rozwiązań. Nie analizujemy w nieskończoność rzeczy, na które nie mamy wpływu. Szkoda czasu i energii. Jesteśmy otwarci na zmiany, lubimy próbować, testować, zmieniać itp. Jesteśmy ciekawi, stąd bliskie są nam idee Design Thinking czy Agile.

6. Uczymy się na błędach

Sztuką jest właściwie zacząć projekt, ale też odpowiednio go zakończyć. A ten zawsze zwieńczamy sesją podsumowującą. Najczęściej w formie warsztatów, w których zastanawiamy się, co poszło dobrze, a co moglibyśmy zrobić lepiej. Spisujemy nasze doświadczenia, by w przyszłości – gdy będziemy realizować podobne projekty – nie popełniać tych samych błędów. Takie lekcje na przyszłość stają się ważnym materiałem dla kolejnych zadań, ale też są ważnym źródłem wiedzy dla innych członków zespołu i nowych pracowników.

Tak działamy w Multum, a już w kolejnym wpisie podpowiemy Wam, na co zwrócić uwagę, by wpadek podczas pracy nad projektem było jak najmniej.