Kodeks dobrych praktyk projektowych

Praca agencji to praca nad wieloma projektami. Z myślą o dobrym współdziałaniu z klientami w Multum PR stworzyliśmy kodeks, zawierający zasady, które usprawniają pracę. Dlaczego warto mieć taki wzór?

Sprawna praca

Realizując projekty, trafiamy na różne tempa pracy. Czasem zdarza się, że na odpowiedź czy zatwierdzenie projektu czekamy kilka godzin, innym razem kilka dni. Oczywiście wiemy, że po drugiej stronie jest osoba zajęta bieżącymi sprawami. Spisaliśmy kilka zasad opisujących kolejne etapy projektu, wyznaczyliśmy też czasy akceptacji – wszystko po to, by usprawnić pracę po obu stronach. Co ważne, nie mówimy tutaj o projektach tylko graficznych, ale także tekstach, koncepcjach kreatywnych czy badaniach (mając na uwadze także różną ich wielkość, dostosowujemy każdy etap indywidualnie).

Dobre praktyki

Zaczynamy od podpisania umowy lub zlecenia. Następnie po otrzymaniu wytycznych do projektu i niezbędnych materiałów (np. logotypy, teksty lub wytyczne do tekstów, zdjęcia) rozpoczynamy pracę.
Pracujemy! W przypadku rozbudowanych projektów w terminie do 10 dni roboczych (od podpisania umowy/dostarczenia materiałów) klient otrzymuje od nas wstępną propozycję z zapytaniem „czy idziemy w dobrym kierunku?”. W przypadku mniejszych projektów w terminie do 5 dni roboczych podsyłamy kompletny projekt (na życzenie klienta dwie lub jedną wersję, jeśli jest to projekt graficzny).
Teraz piłka jest po stronie klienta. Prosimy o zebranie uwag i wysłanie ich w jednym mailu w terminie do 5 dni roboczych po otrzymaniu projektu. Zmiany mogą być także ustalone na spotkaniu i spisane w formie „minutki”.
Po otrzymaniu uwag zabieramy się za wprowadzanie poprawek, w zależności od skali poprawek, klient w przeciągu 1-5 dni roboczych otrzymuje projekt z poprawkami.
Od momentu otrzymania poprawek klient ma 5 dni roboczych na zebranie finalnych uwag i przesłanie ich w postaci jednego maila. Jeżeli w terminie do 5 dni roboczych nie otrzymamy poprawek, projekt uważamy za zakończony. Jest to ważny dla nas punkt, który daje nam możliwość rozplanowania swojej pracy.

To najważniejsze punkty kodeksu, dołączamy go zawsze do umów podpisywanych z klientami. Macie takie zasady? Może zainspirowaliśmy Was do stworzenia takiego kodeksu?

Potknięcia, wpadki, f*ck upy w pracy projektowej

Chcielibyśmy, aby praca szła idealnie. Jednak nie wszystko da się przewidzieć, nie zawsze mamy wpływ na zmieniające się okoliczności. Potknięcia, wpadki, fck* upy to integralna część każdego procesu. To, że coś może pójść źle, jest prawie pewne. To nie jest odpowiedź na pytanie CZY tylko KIEDY. A jak już się wpadka zdarzy? Sprawdźcie, co my robimy, gdy projekt nie idzie po naszej myśli.

1. Dajemy na luz!

I nie wpadamy w panikę. Bierzemy dystans, głęboki oddech, idziemy na spacer, wyłączamy telefon, zamykamy komputer. Brzmi banalnie, a to przecież czysta chemia! Nawet 20 minut oderwania się od tematu pozwoli na obniżenie kortyzolu (hormonu stresu) do poziomu, w którym umysł będzie bardziej klarowny. Łatwiej oceniać sytuację „na chłodno”. Tylko w nielicznych przypadkach działać musimy tu i teraz. W większości nic nie stoi na przeszkodzie, aby chwilę zaczekać, przemyśleć i zaproponować najlepszy scenariusz. Emocje nie są dobrym doradcą. Wciskamy pauzę i dajemy sobie czas na myślenie.

2. Analizujemy

Spisujemy swoje oceny, skupiając się na faktach i liczbach, wyłączając ocenę ludzi. Ważniejsze jest dla nas CO POSZŁO NIE TAK, a nie KTO ZAWINIŁ. Zwróć uwagę na słowo „spisujemy” – nie rozmyślamy, nie plotkujemy, nie mielimy tematu w głowie, tylko zapisujemy swoje spostrzeżenia na kartce. Zaczynamy od pozytywnych rzeczy (w końcu w każdej sytuacji można znaleźć coś dobrego). To pozwala nam na większy obiektywizm. Szukamy sedna problemu, dochodzimy do źródła. Nam najlepiej sprawdza się technika 5WHYS, czyli zadawanie sobie pięciu pytań Dlaczego? Jesteśmy przekonani, że najprawdopodobniej problem nie jest to, co pierwsze przychodzi nam do głowy. Często już przy czwartym WHY wiemy, co należy poprawić i na czym się skupić.

3. Ufamy sobie, bo 2+2=5

Gros realizowanych projektów to praca zespołowa. Dzięki współpracy ludzi o różnych doświadczeniach, wiedzy czy umiejętnościach, uzyskujemy efekt synergii. Wierzymy, że wynik pracy dobrze prowadzonego zespołu jest zawsze o wiele lepszy, niż gdy ci sami ludzie mieliby pracować osobno. W końcu „co dwie głowy to nie jedna”. Ale, ale… Aby efekt synergii zadziałał, musi być pełne zaufanie pomiędzy członkami zespołu. Wiara, że każdy chce jak najlepiej i wspólnie gramy do jednej bramki. Dajemy ludziom wolność. Każdy może dobierać sobie współpracowników według własnego uznania. Ma prawo podejmować decyzję pod warunkiem, że weźmie za nią odpowiedzialność i będzie liderem zmiany, jeśli coś pójdzie nie tak.

4. Dajemy sobie prawo do popełniania błędów

Stało się! No i co? Nie ma ludzi idealnych. Dajemy sobie przestrzeń do popełniania błędów. Takie myślenie pozwala nam na większą swobodę działania, jesteśmy bardziej odważni i kreatywni, bo nie wiążemy na sobie pętli perfekcyjności. Nie stresujemy się, gdy coś idzie nie tak, bo rozumiemy, że wpadki po prostu się zdarzają. Prawo do popełniania błędów zachęca nas także do próbowania, testowania. Ale gdy pójdzie coś nie tak, nie boimy się o tym mówić, nie ukrywamy usterek. Bo jesteśmy pewni, że nie wynikają one z naszej złej woli. Tworzymy przyjazną, kreatywną atmosferę, wolną od rywalizacji w stylu wyścigu szczurów.

5. Jesteśmy zwinni

Szukamy SPOSOBÓW, a nie POWODÓW. Te drugie mocno zakorzeniają nas w przeszłości i blokują rozwój. A my chcemy tworzyć, myśleć o przyszłości. Jedno z pierwszych pytań, jakie sobie zadajemy to: Jaki mam wpływ na zaistniałą sytuację? Jeśli mamy wpływ – drążymy, wdrażamy, działamy. Jeśli nie – szukamy innych rozwiązań. Nie analizujemy w nieskończoność rzeczy, na które nie mamy wpływu. Szkoda czasu i energii. Jesteśmy otwarci na zmiany, lubimy próbować, testować, zmieniać itp. Jesteśmy ciekawi, stąd bliskie są nam idee Design Thinking czy Agile.

6. Uczymy się na błędach

Sztuką jest właściwie zacząć projekt, ale też odpowiednio go zakończyć. A ten zawsze zwieńczamy sesją podsumowującą. Najczęściej w formie warsztatów, w których zastanawiamy się, co poszło dobrze, a co moglibyśmy zrobić lepiej. Spisujemy nasze doświadczenia, by w przyszłości – gdy będziemy realizować podobne projekty – nie popełniać tych samych błędów. Takie lekcje na przyszłość stają się ważnym materiałem dla kolejnych zadań, ale też są ważnym źródłem wiedzy dla innych członków zespołu i nowych pracowników.

Tak działamy w Multum, a już w kolejnym wpisie podpowiemy Wam, na co zwrócić uwagę, by wpadek podczas pracy nad projektem było jak najmniej.

Kilka porad dla… influencerów

Tak, nie myli Was tytuł: dla blogerów, influencerów i testerów produktów wszelakich. Zwykle współpracujemy z nimi w imieniu klientów, a że w ostatnim czasie jest takich osób coraz więcej i coraz odważniej wkraczają na e-rynek, dziś słowo kierujemy właśnie do nich. Dlaczego?

Bardzo zależy nam na dobrej relacji,
bo gramy przecież do jednej bramki, którą jest zadowolenie (klienta i rzetelnie poinformowanego czytelnika),
bo długofalowa współpraca przyniesie satysfakcję obu stronom, prawda?

1. Z założenia testujesz kosmetyki, a na Twoim Instagramie od kilku lat pojawiają się wyłącznie grafiki szamponów do włosów, kremów i past do zębów? Zastanów się, czy na pewno pisać do producenta mebli ogrodowych. Wiemy, że sezon na grillowanie pod chmurką zbliża się wielkimi krokami, a leżeć na huśtawce lubi chyba każdy, ale w tym momencie musisz pomyśleć też kategoriami sponsora. Jakie pytania sobie zadaje w pierwszej kolejności? Czy tam jest moja grupa docelowa? Czy na pewno z tymi osobami chcę się komunikować? Długofalowo dobrze, by markę znali wszyscy – wiadomo – ale jeśli myślimy kategoriami marketingowymi, szukamy najlepszej drogi na dotarcie do kogoś, kogo produkt zainteresuje.

2. Zanim wyślesz wiadomość za pośrednictwem Instagrama, przejrzyj stronę danej marki, zainteresuj się produktami, polub kanał. Tu powiemy wprost: nic nie denerwuje bardziej niż prośba o wysłanie do testowania zabawek dla dzieci do producenta ryb. Uwierzcie…

3. Przestrzegaj zasad kultury – nawet w wiadomościach na Instagramie obowiązuje „dzień dobry” albo luźniejsze „cześć”, kilka słów o sobie. Lubimy wiedzieć, z kim będziemy współpracować. Tak po ludzku. Bo my naprawdę z tej drugiej strony siedzimy 😊

4. Bądź rzetelny i terminowy. Uzgodniłeś, że post pojawi się u Ciebie między 1-5 maja? Wtedy pojawić się musi. Ustaliłeś, że będą to 3 zdjęcia i Twoja relacja w stories? Tyle powinno być.
Ze swojej strony staramy się wywiązywać ze wszystkich obietnic, bo wiemy, że ze wzajemnym zaufaniem pracuje się po prostu przyjemniej. I ma się TEN spokój w sercu.

5. Zadawaj pytania PRZED podjęciem współpracy – one naprawdę są bardzo ważne dla obu stron. Wyjaśniaj wątpliwości, dopytuj, informuj o możliwych przeszkodach. Wszyscy jesteśmy ludźmi, a my jesteśmy nawet z tych bardziej empatycznych, więc pewnie zrozumiemy, że wydarzyło się coś, co uniemożliwia wywiązanie się z ustaleń. Jeśli wiemy.

Co na koniec?

Dodamy, że współpracę z blogerami lubimy szczególnie. Mamy wokół siebie grono doświadczonych, rzetelnych partnerów, na których możemy liczyć i których moc widzimy przy każdej współpracy. Wspaniałych blogerów, których podziwiamy każdego dnia, energetyzujących Youtuberów, po których filmach zawsze mamy uśmiech na twarzy, pracowitych celebrytów, którzy potrafią swoją rozpoznawalność naprawdę dobrze wykorzystać.