Ustaw zwrotkę i idź na urlop!
Sezon urlopowy trwa, dlatego przyglądamy się zwrotkom mailowym i zastanawiamy, co jest istotne w tej kwestii. Zobacz, jak skonstruować wiadomość o nieobecności tak, by odbiorca nie przerwał Ci wakacji, a równocześnie czuł się „zaopiekowany”.
Urlop rzecz święta, warto to uszanować i nikomu w nim nie przeszkadzać, bo każdy ma prawo do czasu, kiedy sprawy służbowe przechodzą na dalszy (a nawet bardzo daleki) plan. Zatem zachęcamy do lektury poniższych wskazówek, skonstruowania zwrotki… a potem pozostaje już tylko szum fal, miękki piasek, górski szlak lub leżak nad basenem. O czym naszym zdaniem warto pamiętać?
Informacja przed urlopem. Niektórzy przygotowują swoich klientów i podwykonawców do zaplanowanej nieobecności z większym wyprzedzeniem – wyróżniona adnotacja o nadchodzącym urlopie pojawia się w treści maila lub stopce. Ma to swoje duże zalety – przygotowuje drugą stronę na nieobecność i mobilizuje do zamknięcia tematów przed wyznaczoną datą urlopu.
Data nieobecności to podstawa, bez tego brakuje punktu odniesienia – odbiorca nie wie, czy szukać innej osoby w firmie, czy jednak ma czas poczekać. To bardzo cenna informacja!
Zastępstwo – bez tej kwestii ani rusz! Zmartwiony odbiorca nie wie, do kogo ma się zwrócić ze swoją sprawą, czuje się niedoinformowany i nerwowo szuka kontaktu do innej osoby z firmy. Niby jest to oczywista oczywistość, jednak często zdarza się, że „urlopowicz” informuje jedynie o swojej nieobecności bez wskazania zastępstwa.
Różne wersje językowe. Pracujesz z osobami z różnych krajów? Nie zostawiaj ich z informacją jedynie w języku polskim. Owszem mamy powszechnie dostępne translatory, ale miło będzie, jeżeli zadbasz o swoich odbiorców, którzy nie mówią po polsku.
Odpowiedni styl, czyli dopasowany do tone of voice Twojej firmy/organizacji. „Hejka, jestem na wakacjach, napisz do mnie po 20.06” – nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem. Poniżej kilka klasyków.
Dzień dobry, w dniach 20-29.07 przebywam na urlopie. W pilnych sprawach proszę o kontakt z Katarzyną Nowak (plus mail i telefon do wskazanej osoby). Na wszystkie maile odpowiem po powrocie. Pozdrawiam…
Obecnie cieszę się czasem wolnym i jestem na urlopie do 20.07. Zastępuje mnie Marysia (plus mail i telefon do wskazanej osoby). Pozdrawiam…
Jestem na urlopie, dlatego proszę o kontakt po 20.07. Zastępuje mnie Anna Kowalska (plus mail i telefon do wskazanej osoby), której zostały przekazane wszystkie moje tematy. Pozdrawiam…
Odpoczywaj i nie zostawiaj informacji „w sprawach pilnych proszę o SMS”, bo prawdziwy urlop to czas odcięcia od pracy. Wiemy, że jest to bardzo trudne, ale trzymamy kciuki i życzymy udanych wakacji! 
