Nowa rzeczywistość – praca zdalna

Nie sposób, jak sadzę, napisać coś nowego i odkrywczego o sytuacji, w jakiej znaleźliśmy się w obliczu koronawirusa. Spróbuję jednak coś dodać, co, mam nadzieję, przyda się przynajmniej niektórym czytającym.

Dla porządku…

Jeszcze przed półroczem żyliśmy w świecie pędzącym na łeb na szyję, który przyspieszał i zmieniał się w sposób, w bardzo znacznym stopniu nieprzewidywalny. Ale jednak w tej płynnej rzeczywistości potrafiliśmy czegoś się spodziewać… Och, nie kupię tego modelu telefonu, bo następny będzie dysponował funkcjonalnością, o której myślę, że jest mi potrzebna. Za chwilę pojawi się model telewizora mający jeszcze lepsze kolory, poczekam chwilę. Ci, którzy znają mnie bliżej, wiedzą, że od wielu lat mówiłem – kupię smartfon, gdy będzie mniejszy, to znaczy będzie się składał albo zsuwał, a może zwijał? I oto mamy takie smartfony. Myślę, że każdy z nas potrafi wskazać przykłady zdarzeń, które z grubsza potrafiliśmy przewidzieć. Nauczyła nas tego… szybkozmienność!A teraz, w takim trudnym i zróżnicowanym świecie, opisanym przez grupę amerykańskich generałów jako: zmienny, niepewny, złożony i niejednoznaczny, pojawiło się coś jeszcze – turbulencje i hipernieprzewidywalność. Losy grup czy pojedynczych osób układają się coraz bardziej przypadkowo, a nasz pojedynczy i grupowy wysiłek wydaje się mieć coraz mniejszy wpływ na życie.

I co w tej sytuacji?

Ano nic. I tak musimy, powinniśmy starać się żyć w tym nowym świecie. To, co napisałem dalej, to próba dołączenia do tych, którzy już pisali i piszą, przedstawienia własnych przemyśleń i krytyczne ustosunkowanie się do tego, o czym do tej pory czytałem. Nie zamierzam analizować całości zmian, ograniczę się do spraw, którymi zajmuję się na co dzień. A zatem…

50% pracowników po kilku miesiącach pracy zdalnej to ludzie z tej sytuacji zadowoleni. Ja również jestem zwolennikiem tego, by jak największa grupa, to byli ci, którzy pracują dla firmowej wspólnoty w rozproszeniu. Jest wiele powodów, by o to zabiegać. Z punktu widzenia pracownika to znaczne zwiększenie czasu, jaki pozostaje do jego dyspozycji.

Przeciętnie Polka i Polak poświęcają na dotarcie do miejsca pracy i powrót blisko 1,5 godziny. A to tylko czas związany z przemieszczaniem się. Musimy także przygotować się do wyjścia. Słyszałem od pań, że to czasami i 2 godziny. Sumarycznie w skali tygodnia zyskujemy ponad 10 godzin! Koszty dotarcia do pracy, oceniane na nawet 15% zarobków, a zatem podwyżka! Jeszcze aspekt środowiskowy i społeczny – mniejsze korki, mniej zużytej energii (paliwa, prądu, dróg etc.). Natomiast ci, którzy pracują w sposób mniej wymagający zsynchronizowania z pracą innych, mogą lepiej wykorzystywać swój czas – zatrudnieni w biurach projektowych, IT, itd. (przy okazji zarządzający powinni zmierzać ku przekształcaniu pracy synchronicznej w niesynchroniczną, wszędzie tam, gdzie to możliwe). Także z punktu widzenia właścicieli i zarządzających, są to mniejsze potrzeby lokalowe (wiele firm już podnajmuje zbędne powierzchnie), to także mniejsze koszty związane z obecnością ludzi. Jest to bardzo pobieżna i płytka analiza. Ale wynika z niej wyraziście, że warto zmierzać ku rozwijaniu pracy zdalnej.

Myślę jednak, że: praca w rozproszeniu będzie powodowała rozpadanie się poczucia więzi, wspólnotowości; zmianę sposobu komunikowania się; zaczną silniej ujawniać się różnice osobowościowe (współbycie uśrednia nasze zachowania); mogą łatwiej rozwijać się uzależnienia (a co tam, jedno piwko…); efektywność pracy zacznie być silniej związana z samodzielnością i zdolnością do samorozwoju.

A zatem… pracy zdalnej, nawet ci, którzy są z niej zadowoleni, muszą zacząć się uczyć. Stworzenie standardów działania w rozproszeniu, to potężne wyzwanie dla menedżerów każdego stopnia, gdzie dostęp do odpowiedniego sprzętu i nowoczesnych technologii, wysoka jakość połączeń i przemyślana, przegadana (!), zmieniająca się zależnie od potrzeb organizacja pracy czy bezpieczeństwo w sieci. To zaledwie pierwsze kroki zarządzania w takiej rzeczywistości. Musi powstawać zupełnie nowy rodzaj kultury pracy zdalnej, którą wszyscy będziemy musieli tworzyć. Inne sposoby i standardy komunikowania się, tworzenie bardziej zadaniowego sposobu pracy, zwiększenie obopólnego zaufania, zniuansowane wzajemne dostrajanie się, szkolenia nie tylko organizowane przez osoby z zewnątrz, ale także szkolenia wzajemne. Zwracanie szczególnej uwagi na osoby, które nie nadążają. Często będą to drobiazgi, jakie życzliwa koleżanka, kolega, wychwycą i pomogą przez nie przebrnąć. To było oczywiste, naturalne, często załatwiane podczas „przerwy kawowej”, prawie niezauważalne. Teraz wymaga innej wrażliwości. Menedżerowie muszą nauczyć się oceniać pracę podwładnych nie poprzez patrzenie na ręce, ale wypracować systemy, w których bardziej ufają podwładnym, oddać im więcej możliwości decydowania.

Sam sobie szefem…

Należy przyznać, że zarządzający zostali rzuceni na głęboką wodę. Nie tylko z powodu tego, że rozsypały się dotychczasowe techniki codziennej pracy, ale także dlatego, że informacje, które do nich docierają kształtują się inaczej. Szczególnie te, dotyczące sytuacji kryzysowych. Wydaje się, że jest ich więcej, choć często to nieprawda. Ta zmiana proporcji wynika na ogół z tego, że pracownicy zwracają się do nich przede wszystkim w kwestiach problematycznych. Codzienna rutynowa wymiana prostych informacji, tworząca przeciwwagę dla tych trudnych, po prostu zanikła. Nie mogą liczyć na wsparcie szkoleniowe, a nawet coaching, bo sytuacja dla wszystkich jest nowa. Zarządzanie sobą, przemyślane i skuteczne odrzucanie informacji niepotrzebnych, nabiera nowego wymiaru.

Nie należy zatem dziwić się temu, że około 30% właścicieli i zarządzających jest przeciwnych pracy rozproszonej. Nie radzą sobie z nową sytuacją, nie potrafią w niej odnaleźć. Szukają oczywiście innych wyjaśnień, co usłyszałem kilkakroć, ale i czytałem o tym. Myślę, że może spotkać ich kłopot, a nawet problem, że najaktywniejsi, najbardziej niezależni pracownicy, tacy, na których szczególne im zależy, będą szukali innych miejsc pracy, oferujących możliwość pracy poza siedzibą firmy. Wielu z nich, to osoby mogące wykonać zadania z różnych miejsc. Będą chcieli to robić i to jest silna tendencja.

Warto też zauważyć, że wciąż jeszcze mamy do czynienia z sytuacją nową, zatem taką, kiedy zachowujemy się inaczej niż wówczas, gdy poruszamy się w utartych koleinach codzienności, w codziennej rutynie. A zatem jest to czas tworzenia się rutyny nowej, czas szczególny.

Ruch

Poruszę jeszcze jedną kwestię niezmiernie istotną, jaka pojawia się jako novum w obecnej sytuacji, to zdrowie. Wychodzenie z domu do pracy, powrót, to naturalne zmuszanie nas do aktywności fizycznej, może i niewielkiej, ale jednak. To pociąga za sobą i inne aktywności. Gdy tego nie ma, pojawia się pokusa całkowitego „odpuszczenia”. To straszliwe zagrożenie, bo ruch to pierwszy, najważniejszy element utrzymania dobrostanu fizycznego i psychicznego. W ten świat motywowania i wspierania, nauczenia się tego, muszą wejść menedżerowie. Wiedzieć i sami uprawiać, trenować właściwe oddychanie, rozciąganie się, dbanie szczególnie o stan kręgosłupa, który źle znosi codzienne tkwienie godzinami, często w niewłaściwej pozycji i w stresie towarzyszącym zwykle naszej pracy. Nie będę rozwijał tego tematu, ale to kwestia prawdziwie istotna. Każdy bez trudu znajdzie wiele porad o tym.

Przedstawiłem się już jako zdecydowany zwolennik pracy zdalnej i rozproszonej. Niewiele zatem pisałem o jej słabych stronach, a przecież takie są! I teraz, analizując przyczyny tego, dlaczego połowa pracowników nie potrafi docenić, odnaleźć się w cudowności pracy zdalnej, znajduję kilka przyczyn.

Dom – nowa przestrzeń

Pierwsza z nich związana jest z nowym miejscem pracy, czyli domem. Nasze mieszkania są zwykle niewielkie. Pojawienie się osoby, która ma specjalne wymagania (jest w pracy!) może być dużym wyzwaniem dla rodzinnej społeczności, zaburzające jej funkcjonowanie, pogarszające relacje, szczególnie wówczas, gdy były już napięte. Ponadto pozostawanie na zbyt małej przestrzeni, na ogół jest stresogenne, szczególnie dotknie to osoby o skłonnościach klaustrofobicznych.

Organizacja

Po drugie, poczucie zmniejszenia efektywności pracy, co oczywiście może być subiektywne, ale wynikać też ze złej organizacji własnej pracy. Jak ją zorganizować, gdy wcześniej czynił to ktoś za mnie? To zupełnie inne zagadnienie, nie do omawiania w tym artykule. Ale to wszystko może skutkować poczuciem, obawą o bycie zbędnym.

Samotność i zanik rytuałów

Po trzecie, poczucie izolacji. To, z którym mamy do czynienia teraz, jest czymś nowym i musimy uczyć się z tym żyć. Przypomnę jednak cztery podstawowe zasady, jakie pomogą na pewno w poradzeniu sobie z samotnością: ćwiczenie uważności (praktyki oddechowe, joga, chi-kung), ćwiczenia mistrzostwa (przypominanie sobie o dobrych doświadczeniach, dobre wspomnienia), ruch (już wspominałem – obniża także napięcie emocjonalne), dbałość o relacje…

Po czwarte, zanik codziennych rytuałów, one przygotowywały nas do pracy, oddzielały czas nasz od tego związanego z obowiązkami służbowymi. Warto popracować nad powrotem do niektórych (zakładajmy także buty do telekonferencji), malujmy pazury… to nie do Panów.

Po piąte, poczucie niesprawiedliwości (inni gdzieś tam, a ja sama! Sam!?).

Po szóste, lęki egzystencjalne… No cóż, z nimi jest trudno, przypomnę jednak, że sposób przeciwko lękom to miłość, a przeciw strachowi – odwaga. Przy okazji lęków, to mogą one z pamięci genetycznej wynikać i w tym przypadku doprawdy trudno samemu sobie dać radę. Potrzebna jest pomoc fachowa.

Sens pracy

I wreszcie siódme – wypalenie zawodowe. Pojawia się, gdy mimo dużej odpowiedzialności źle zarabiamy, gdy nie widzimy szans na awans, gdy pracujemy pod dużą presją. Wedle badań ponad 30% pracujących, to ludzie w tym stanie. Pozostawanie w osamotnieniu zwiększa fatalny wpływ wypalenia na całą naszą psyche. Często nie uświadamiamy sobie, że to nas dotknęło. Może ten artykuł komuś pomoże. Bo pierwszy krok do zmiany, to taka świadomość.

Na zakończenie, pragnę jedynie dodać, że prawie wszystko o czym napisałem, jest potraktowane pobieżnie, ale taki był zamysł. Jeżeli ktokolwiek z czytających chciałby, czuje potrzebę, gotów jestem wskazane elementy rozwinąć.

6 sposobów na pracę z domu

Praca zdalna to w Multum PR chleb powszedni. W biurze spotykamy się 2-3 razy w tygodniu. Pozostałą część czasu spędzamy w domu lub na spotkaniach z klientami. Coś, co dla nas jest oczywistą oczywistością, dla wielu z Was może być dużym wyzwaniem. Jak poradzić sobie z pracą z domu? Oto kilka naszych podpowiedzi.

1. Zorganizuj miejsce do pracy.

Znajdź sobie osobny kąt, w którym będziesz pracować. Powinien być z dala od centrum życia rodzinnego. Kuchnia czy jadalnia na pewno nie są dobrym miejscem. Siedzenie w salonie z laptopem na kolanach jest fajne, ale – uwierz mi – Twój kręgosłup będzie Ci bardzo wdzięczny, jeśli nie będziesz nadużywać takiej pozycji. Lepszy będzie ergonomiczny fotel i komputer. I lepiej by nie był to ten sam, na którym oglądasz filmy czy grasz. Pamiętaj też, że pracodawca powinien Ci pomóc w organizacji miejsca pracy w domu. Nie krępuj się zapytać o dodatkowe monitory czy szybszy internet.

2. Przygotuj się do pracy.

Tak jak to robisz, wychodząc do biura. Poranna rutyna pozwoli Ci psychicznie nastawić się do zajęć. Nie musisz prasować koszuli i zakładać garsonki, ale siedzenie cały dzień w pidżamie nie jest dobrym pomysłem. Aby być wydajnym musisz poczuć atmosferę pracy i psychicznie się do niej nastawić. Ważne: jeśli pracujących domowników jest więcej, ustalcie zasady. Praca z partnerem czy partnerką pod jednym dachem też może być wyzwaniem. Dobrym pomysłem jest organizowanie wspólnych przerw.

3. Określ czas pracy.

Pracuję od – do. Nie zaczynam wcześniej i nie siedzę po godzinach. To jest jeden z tych błędów, które popełnialiśmy, będąc początkującymi „homeoffisami”. Zaczynaliśmy pracę wraz z wyjściem naszych współlokatorów i kończyliśmy, gdy oni wracali do domów. Cały czas pracując. A nasi mężowie, żony, dzieci zdążyły w tym czasie odpracować 8 godzin, spędzić kolejną godzinę w podróży, zrobić zakupy i zaliczyć w drodze do domu siłownię.

4. Zaplanuj przerwy.

Czas na regenerację jest równie ważny, jak czas przeznaczony na pracę. Bez trudu znajdziecie wyniki badań, które pokazują, że liczba godzin w pracy nie przekłada się na jej efektywność. Jednym z najlepszych systemów pracy jest 50/15, czyli 50 minut pracy i 15 minut odpoczynku. Osoby korzystające z tego systemu, odznaczały się największym skupieniem i szybkością w realizowaniu zadań. Pracując mniej, zrobisz więcej. No i ciągle obowiązuje Cię prawo pracy, które – tym razem – sam od siebie musisz wyegzekwować. Czy pamiętasz, że na każdą godzinę spędzoną przed ekranem należy Ci się 5 minut odpoczynku?

5. Nie zapominaj o zespole.

Praca w firmie to praca grupowa. Nawet gdy jesteś freelancerem, musisz się kontaktować! Jeśli nie macie w firmie osobnych kanałów komunikacji, załóżcie ze znajomymi grupę na Facebooku. Wymieniajcie się spostrzeżeniami dotyczącymi pracy. W Multum bardzo dobrze to działa. Oprócz ważnych służbowych spraw można się także dowiedzieć, jak złożyć prześcieradło z gumką, aby się nie gniotło. Praca zdalna wymaga większej dbałości o komunikację. Powiedz zainteresowanym, jaki jest Twój plan dnia, daj im znać, że jesteś. Korzystajcie z darmowych narzędzi do wspólnej pracy. My korzystamy z Google Docs, Trello czy Canvy.

6. Bądź fair!

To nic zdrożnego, że w przerwie nastawisz pranie, aby w czasie kolejnej je rozwiesić. Na tym polega zdalna praca. W końcu jesteś w domu. Ważne są proporcje i odrobina wyobraźni. Podlewanie kwiatków w czasie telekonferencji lub przetarcie półki z książkami jest super. Malowanie? Może jednak nie! Praca z domu to w dalszym ciągu praca, a nie czas na robienie remontu czy czas na generalne porządki. Bądźmy uczciwi wobec pracodawcy, a przede wszystkim wobec siebie.Chętnie poznamy Wasze sposoby na zorganizowanie sobie pracy z domu. Czym możecie nas zaskoczyć?