Menu

Ustaw zwrotkę i idź na urlop!

Sezon urlopowy trwa, dlatego przyglądamy się zwrotkom mailowym i zastanawiamy, co jest istotne w tej kwestii. Zobacz, jak skonstruować wiadomość o nieobecności tak, by odbiorca nie przerwał Ci wakacji, a równocześnie czuł się „zaopiekowany”.

Urlop rzecz święta, warto to uszanować i nikomu w nim nie przeszkadzać, bo każdy ma prawo do czasu, kiedy sprawy służbowe przechodzą na dalszy (a nawet bardzo daleki) plan. Zatem zachęcamy do lektury poniższych wskazówek, skonstruowania zwrotki… a potem pozostaje już tylko szum fal, miękki piasek, górski szlak lub leżak nad basenem. O czym naszym zdaniem warto pamiętać?

Informacja przed urlopem. Niektórzy przygotowują swoich klientów i podwykonawców do zaplanowanej nieobecności z większym wyprzedzeniem – wyróżniona adnotacja o nadchodzącym urlopie pojawia się w treści maila lub stopce. Ma to swoje duże zalety – przygotowuje drugą stronę na nieobecność i mobilizuje do zamknięcia tematów przed wyznaczoną datą urlopu.

Data nieobecności to podstawa, bez tego brakuje punktu odniesienia – odbiorca nie wie, czy szukać innej osoby w firmie, czy jednak ma czas poczekać. To bardzo cenna informacja!

Zastępstwo – bez tej kwestii ani rusz! Zmartwiony odbiorca nie wie, do kogo ma się zwrócić ze swoją sprawą, czuje się niedoinformowany i nerwowo szuka kontaktu do innej osoby z firmy. Niby jest to oczywista oczywistość, jednak często zdarza się, że „urlopowicz” informuje jedynie o swojej nieobecności bez wskazania zastępstwa.

Różne wersje językowe. Pracujesz z osobami z różnych krajów? Nie zostawiaj ich z informacją jedynie w języku polskim. Owszem mamy powszechnie dostępne translatory, ale miło będzie, jeżeli zadbasz o swoich odbiorców, którzy nie mówią po polsku. 

Odpowiedni styl, czyli dopasowany do tone of voice Twojej firmy/organizacji. „Hejka, jestem na wakacjach, napisz do mnie po 20.06” nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem. Poniżej kilka klasyków.

Dzień dobry, w dniach 20-29.07 przebywam na urlopie. W pilnych sprawach proszę o kontakt z Katarzyną Nowak (plus mail i telefon do wskazanej osoby). Na wszystkie maile odpowiem po powrocie. Pozdrawiam…

Obecnie cieszę się czasem wolnym i jestem na urlopie do 20.07. Zastępuje mnie Marysia (plus mail i telefon do wskazanej osoby). Pozdrawiam…

Jestem na urlopie, dlatego proszę o kontakt po 20.07. Zastępuje mnie Anna Kowalska (plus mail i telefon do wskazanej osoby), której zostały przekazane wszystkie moje tematy. Pozdrawiam…

Odpoczywaj i nie zostawiaj informacji „w sprawach pilnych proszę o SMS”, bo prawdziwy urlop to czas odcięcia od pracy. Wiemy, że jest to bardzo trudne, ale trzymamy kciuki i życzymy udanych wakacji! 😊

Odpoczywamy, urlopujemy się, ale czy na pewno?

Już jutro zaczyna się wyczekana i upragniona majówka, a więc okazja do urlopu. Zastanawiamy się, jak dobrze wypoczywać i sprawdzamy, czy w Multum mamy osoby, które potrafią w pełni korzystać z wolnego.

Urlop – czekamy, planujemy, jedziemy, aż w końcu odpoczywamy i nabieramy nowych sił na kolejne wyzwania w pracy. To coś, bez czego trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie i nie jest ważne, czy będą to tropiki, ogródek lub eskapada w wysokie góry. Liczy się oderwanie od codziennej rutyny oraz chwilowa zmiana otoczenia (co jest istotne dla prawdziwego i wartościowego wypoczynku). Podobno do urlopu trzeba się przygotować, nie zostawiając na ostatnią chwilę pilnych obowiązków. W innym przypadku, jak dowodzą naukowcy, grozi nam „stres urlopowy”. Potrzebujemy czasu na przełączenie trybu praca na relaks, a jak będziemy funkcjonować do końca na wysokich obrotach, to w urlop wkroczymy zestresowani. Mimo że wydaje się być to bardzo trudnym zadaniem (zwolnić przed wolnymi dniami i nie zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę – jak to zrobić?!?) – warto spróbować.

Należy pamiętać o tym, że będąc na urlopie, trzeba po prostu zwolnić, odciąć się od tego, co za nami i przed nami. Zatrzymać się – delektować smakiem ulubionej kawy, powoli chodzić po mokrym pisaku czy bez sensu wpatrywać się w górskie szczyty.  A co za tym idzie, należy odłączyć się od służbowego maila i telefonu (oraz myślenia o pracy). Wiemy, że dla wielu osób jest to szalenie trudne, zwłaszcza podczas pierwszych dni urlopu. Udało się? Teraz pozostało jeszcze odrzucić zalewającą nas na co dzień falę informacji i bodźców, czyli odłożyć telefon na bok i przestać sprawdzać, co się dzieje w sieci (lub umieszczać swoje relacje). Na to też potrzebny jest czas, ale trzymamy kciuki, żeby się udało! Pozytywny efekt tego odwyku – gwarantowany!

Mamy zatem trzy składniki udanego wypoczynku – dobre przygotowanie, odcięcie i skupienie się na tym, co dzieje się tu i teraz. Czy w Multum nam się to udaje?

– Urlop zawsze rodzinnie. Póki mam dzieci w takim wieku, że chcą z nami spędzać czas, staram się nim nacieszyć. Nie lubię leżakowania na plaży, więc zwykle aktywnie. Czasem nawet zbyt aktywnie. 😊 Staram się zostawić skrzynkę w takim stanie (i wszystkie realizowane zadania), żeby nie musieć do niej zaglądać. Na pewno nie zabieram na urlop telefonu służbowego – z tego już się wyleczyłam kilka lat temu – mówi Anna Nowocień-Rega.


– W przyjemnym otoczeniu (las i woda), z książką w jednej ręce i kawą w drugiej.  Czy zaglądam do skrzynki mailowej podczas urlopu? Tak. Niestety. 🙂 Zazwyczaj rano – stwierdza Justyna Waliszak-Hejna.

– Zazwyczaj urlop dzielę na dwie części. Jedna wyjazdowa i jedna domowa, ale z aktywnościami (spacery, lokalne wycieczki, jeziorka). Część wyjazdowa – ostatnio jest to morze, ale również musi znaleźć się element „poznawczy”, czyli zwiedzanie. Przyznaję się, zdarza mi się zaglądać do skrzynki w czasie urlopu, ale nie codziennie. 😅 Zazwyczaj wtedy, gdy wiem, że jakiś temat się toczył i chcę sprawdzić, czy wszystko poszło zgodnie z planem – opowiada Marysia Dembowska.

Tyle od nas, życzymy Wam udanej majówki, a telefony gdzieś wysoko na szafkę!

Jedziemy na wakacje

Urlop to prawdopodobnie jedno z najpiękniejszych słów. Coś, na co czekamy z utęsknieniem, czas dystansu, nabierania sił i bycia z daleka od maili. Czy oby na pewno? Podpowiadamy, jak powinien wyglądać dobrze spędzony czas wakacyjny. Bo wypoczęty pracownik jest dużo bardziej efektywny i kreatywny.
Urlop! Nie przeszkadzać! 

Podobno dopiero trzytygodniowy urlop daje możliwość w pełni wartościowego wypoczynku – pierwszy tydzień jest wyciszeniem emocjonalnym, przejściem na tryb wakacyjny i powolnym oddalaniem się od codziennych obowiązków. Drugi to już rzeczywista regeneracja, a trzeci mentalny powrót do pracy. Są też badania, które dowodzą, że najlepszy efekt w postaci regeneracji i wypoczynku osiąga się podczas wyjazdów, które nie trwają dłużej niż trzy dni. W obu przypadkach warunkiem udanego urlopu jest zminimalizowanie stresu związanego z obowiązkami służbowymi. Jak ma się do tego skrzynka mailowa sprawdzana w najodleglejszych rejonach świata? Telefon od klienta odbierany gdzieś na plaży? To czynności trzeba wykreślić z wakacyjnego harmonogramu… Drogi pracowniku, szanowny pracodawco, aby było to możliwe warto pamiętać o tym, że:

  • należy odpowiednio zdelegować zadania, podomykać sprawy, wyznaczyć zastępstwo… właściwe przygotowanie do urlopu zajmuje niestety dużo czasu, ale warto!
  • ustawić autorespondera, zrobić przekierowanie ze służbowego numeru – nadal wiele osób o tym zapomina
  • zdajemy sobie sprawę, że jest to trudne, ale mocno zaleca się niesprawdzanie służbowej poczty!
  • pisać, dzwonić i ingerować w wakacyjny pracownika czas tylko wtedy, kiedy jest to absolutnie niezbędne!

Co z osobami, które łamią urlopowe zasady? Są firmy, gdzie funkcjonuje zakaz korzystania ze służbowej poczty i odbierania telefonów z pracy podczas urlopu. Dla tych, którzy nie stosują się do zasad przewidziane są kary!

Dlaczego warto?

Wypoczęty pracownik jest bardziej wydajny i efektywny – to nie powinno być żadnym zaskoczeniem. Wraz z przepracowaniem rośnie frustracja i stres, czyli czynniki negatywnie oddziałujące na zdrowie pracownika. A to wszystko nie przekłada się na dobre funkcjonowanie firmy. Rachunek jest prosty – warto iść na urlop, bo to się wszystkim opłaca!

Drogi pracodawco, zatem:
  • pamiętaj o tym, żeby sprawdzić, czy wszyscy zadbali o to, by zaplanować urlop,
  • zapytaj, czy pracownik odpowiednio delegował zadania, podomykał tematy,
  • życz miłego wypoczynku i rekomenduj, by odłączyć się od telefonów i maili.

Życzymy udanych urlopów! Takich, które dają możliwość złapania dystansu i pełnej regeneracji. Niech skrzynka służbowa nie istnieje przez ten czas!

Zaufali nam:

Spółka Multum PR sp. z o.o. jest beneficjentem programu Tarcza Finansowa PFR 2.0, w ramach której otrzymała subwencję finansową w związku z sytuacją epidemiologiczną związaną z COVID-19.