Menu

    Pracownik w biuletynie firmowym

    Dawno, dawno temu gazeta firmowa utożsamiana była z tubą zarządu, czyli doskonałym narzędziem do przekazywania komunikatów od przełożonych do podwładnych. Kolejny kanał, w którym firma mówi, a pracownik słucha – no dobrze, w tym wypadku czyta. Jak to wygląda dziś? NA SZCZĘŚCIE zupełnie inaczej!

    Biuletyn firmowy, bo tak jest nazywany najczęściej, to idealny instrument wspierania komunikacji wewnętrznej i budowania więzi między pracownikami. To już nie tylko tablica bieżących ogłoszeń od zarządu, informacje o tym, co dzieje się w firmie i co planowane jest w najbliższym czasie. Dlatego – poza stałymi kolumnami typu aktualności, wydarzenia, targi czy kwartalne zestawienia finansowe,  pisanymi przez zespół redakcyjny – coraz częściej za pióra chwytają pracownicy. O czym mówią?
    O swoich pasjach podróżniczych, zdolnościach kulinarnych, odkryciach filmowych. Piszą o aktywnościach „pozapracowych”, pokazują wykonane przez siebie zdjęcia czy pielęgnowane przez lata kolekcje monet. Pomysłów na to, gdzie oddać głos pracownikowi w biuletynie jest mnóstwo.

    Poniżej przygotowaliśmy propozycje działów, których redagowaniem mogą zająć się chętne osoby, bo wiemy, że takich gotowych zestawień poszukujecie niezwykle często. Zostawiamy więc garść inspiracji, a jeśli macie inne, wypracowane u Was formaty – koniecznie dajcie znać: biuro@multumpr.pl, chętnie uzupełnimy!

    OD KUCHNI, czyli doskonały kącik dla zwolenników gotowania. Może być to kuchnia na słodko (ciasta, ciasteczka i smakowite desery, mmmm!), ale także prezentująca kulinaria całego świata, typowe potrawy sezonowe, potrawy w konkretnym kolorze, inspirowane nachodzącymi świętami. Na pewno warto wspólnie z autorem kolumny zadbać o dobre zdjęcia potrawy, a listę produktów uatrakcyjnić, by nie wyglądała jak w przepiśniku babci – z pomocą na pewno przyjdą infografiki i kreatywna głowa grafika. Jeśli jeszcze ogłosimy konkurs na najpiękniejszą szarlotkę według zaprezentowanego przepisu, temat zamyka nam się piękną klamrą w kolejnym numerze.

    NASZE PASJE, NASZE TALENTY to kącik, w którym pracownicy pokazują swoje „pozapracowe” fascynacje sportowe (chodzenie po górach, wspinaczkę, pływanie, rower, taniec), artystyczne (decopupage, szydełkowe stworki,  malowanie obrazów, wiersze pisane do szuflady), kolekcjonerskie (czego to ludzie nie zbierają!), umiejętności (język migowy, kurs płetwonurka i sternika jachtowego) czy nietypowe inicjatywy (praca w schronisku, harcerstwo albo ochotnicza straż pożarna). Ten dział pokaże, jak twórczy mamy zespół i jakie perełki siedzą przy biurku obok.

    PODRÓŻE MAŁE I DUŻE to dział, który najczęściej oddajemy w ręce pracowników. Pokazują wyprawy uporządkowane w cykle (szlaki górskie, kolejne stolice europejskie, trasy rowerowe), okraszone sporą dawką pięknych zdjęć i praktycznych wskazówek (czas dotarcia, ceny biletów do lokalnych atrakcji, lokalne restauracje czy parkingi). Nierzadko walory turystyczne wzbogacone są o słowniczek przydatnych pojęć, zwroty językowe, nietypowe święta regionalne czy ceny podstawowych produktów.

    ZRÓB DOBRZE, czyli prezentacja wartościowych aktywności, w które warto się zaangażować. Mogą podpowiadać konkretne formy wolontariatu (zbiórki karmy dla zwierząt, zajęcia w świetlicy środowiskowej, sprzątanie lokalnego parku, ciasta do lodówki społecznej), wsparcie finansowe czy informacyjne (udostępnianie materiałów w swoich mediach społecznościowych jest czasem na wagę złota). Niech będą to akcje lokalne lub te, które fascynują naszych pracowników. I niech dzieją się naprawdę – bo termin zbiórki tej karmy od razu możemy ogłosić. Czemu nie? CSR-u nigdy za wiele!

    KULTURALNIE pokazujemy inspirujące książki, filmy, wystawy albo gry planszowe, czyli opis, praktyczne wskazówki (cena biletu, koszt gry, grupa docelowa, gatunek) oraz nasze opinie. Autorem działu może być jedna osoba lub większa grupa, podzielona na specjalizacje. Aby uporządkować je tematycznie, warto proponować kulturę na wakacje, na jesienne wieczory, z najmłodszymi lub tylko dla dorosłych. Możemy zdecydować, że pokazujemy same nowości albo wręcz przeciwnie: odkurzone z dawnych lat. Pole do popisu jest ogromne!

    POZNAJMY SIĘ, czyli wywiad z… w firmach, gdzie struktury są mocno rozbudowane, a pracownicy nie znają się między sobą, to doskonałe narzędzie na wprowadzenie do zespołu nowych osób: stały zestaw pytań, na które każdorazowo odpowiada ktoś inny. Choć intuicja podpowiada nam, że i w niewielkich grupach taki dział sprawdzi się doskonale, a kolega z pokoju obok może zaskoczyć swoimi tajemnicami!

    KARTKA Z KALENDARZA – w numerze wiosennym warto pokazać tradycje związane z 21.03, w zimowym dawne obrzędy bożonarodzeniowe, a w maju – genezę Dnia Matki. Mogą to być święta patriotyczne, lokalne rocznice, ale też całkiem nietypowe (tych w ostatnich latach naprawdę nie brakuje!) Szczypta wiedzy, ładna infografika, kilka zdjęć i gotowe!

    WIERSZOKLECI I POECI – oni to potrafią rozbawić do łez! W kilku biuletynach naszych klientów mamy takich, których dzieł wyczekujemy z wypiekami na twarzy. Ten polot artystyczny, ta zdolność rymowania, ten żart i umiejętność zamykania w uśmiechnięte słowa wydarzeń firmowych…z serca polecamy!

    GALERIA TWARZY – to może dział mniej redagowany przez pracowników, ale o nich samych, czyli: niech żyje integracja! Prezentacja osób, ich stanowisk, podstawowych zadań w firmie – nie więcej niż 2-3 zdania, ale jeśli w każdym numerze pokażemy jeden dział, kolega z trzeciego piętra nie będzie wyglądał już tak obco, a rozmowa w windzie już ma bazę, od której może się zacząć, bo przecież „widziałem cię w ostatnim numerze!”

    ROCZNICOWO – i kolejna kolumna, w której pokazujemy pracowników, trochę doceniamy, trochę otwieramy na innych. Dlaczego nie powitać na świecie malucha, który urodził się chłopakowi od IT? Albo nie pogratulować kadrowej, która właśnie rozpoczęła nową – małżeńską – drogę życia? To również miejsce, gdzie warto pokazać emerytów, którzy żegnają się z firmą albo tych najwytrwalszych, pracujących już 15 albo 20 lat pod szyldem naszej marki. Kierunek, jaki obierzecie, zależy tylko od Was i aktualnych potrzeb Waszej firmy.

    I na zakończenie: o czym warto pamiętać?

    Przede wszystkim o tym, by słuchać naszych pracowników, dopytać, co ich interesuje, czym żyją na co dzień i o czym chcą poczytać. Możemy zrobić krótką ankietę, poprosić przełożonych o zbadanie potrzeb wewnątrz zespołów lub po prostu pytać, gdzie i kiedy się da. Ale jeśli chcemy, by pismo było wspólne i pełniło funkcję komunikacji dwukierunkowej, a do tego angażowało ekipę – nie wprowadzajmy nowego działu tylko dlatego, że sprawdził się w innej firmie. Nasza kultura organizacyjna może być zupełnie inna, więc i potrzeby okażą się odmienne.

    Pamiętaj, by nie zamieszczać wszystkich lifestylowych działów jednocześnie – to tylko propozycje, a pismo nadal ma być biuletynem firmowym, więc należy mądrze zaplanować, ile miejsca poświęcamy na tematy dotyczące przedsiębiorstwa, a ile na integracyjne, budujące klimat oraz więzi nieformalne.

    Doceniaj autorów – dziękować za zaangażowanie, podpisać z imienia, nazwiska, zamieścić zdjęcie, wyróżnić w sytuacji nieformalnej. Tak, żeby wiedzieli, że są potrzebni i mieli poczucie dobrze wykonanej pracy. Bo tylko wtedy chce się chcieć i czuje się, że można móc!

    A jeśli potrzebujecie wsparcia w tym zakresie – jak zawsze się polecamy: biuro@multumpr.pl  Pomożemy zaplanować zawartość biuletynu, podpowiemy, jak poszukać autorów w zespole i co zrobić, by tematy nigdy się nie kończyły. Na koniec zredagujemy, opracujemy piękny layout, przygotujemy do druku i… biuletyn gotowy!

      Pomysł – wydajemy biuletyn firmowy. I co dalej?

      W kilku punktach opisujemy nasze sposoby na udane wydania i dobrą współpracę.
      Zespół

      Jednym z pierwszych kroków jest powołanie redakcji. Wymarzoną sytuacją jest taka, kiedy chętni zgłaszają się sami. Bywa jednak, że o redakcję trzeba zawalczyć i nieco zmotywować. Najczęściej dziennikarze pochodzą z działów HR lub marketingu, ale nie tylko tam należy szukać humanistów. W każdej firmie z pewnością znajdą się osoby z chęcią do pisania – a to podstawa. Naszą rolą jest szkolenie, podpowiadanie, a na końcu redakcja podesłanych treści. Istotne jest samo zaproszenie i przypominanie (np. na łamach tworzonego biuletynu), że nadal są wolne miejsca, dla osób, które chcą dołączyć do zespołu.  Niektórzy ośmielą się, dopiero po kilku wydaniach, dlatego drzwi redakcji powinny być otwarte.

      Szkolenie

      Na pokładzie redakcyjnym chętnie witamy zarówno osoby, które coś już wiedzą o sztuce pisania, ale także początkujących. Całej redakcji zazwyczaj przyda się szkolenie i pokazanie, jak powstają dobre teksty – czym jest lead, na co warto zwrócić uwagę, pisząc zakończenie czy jak przytaczać wypowiedzi. To tylko początek zagadnień, które warto poruszyć. Teksty to jedno, ważną częścią szkolenia powinno być pokazanie technicznej strony wydania – pojęcia, takie jak layout i szpigiel są podstawą dobrej współpracy.

      Plan działań

      Dogadanie szczegółów, takich jak terminy wydań, a wraz z tym deadline’ów na zebranie treści i zdjęć, a w dalszej kolejności na korektę i skład to kwestie, które usystematyzują pracę. Istotne są także szczegóły, takie jak sposób przekazywania artykułów – przesyłane do korekty osobno czy wszystkie razem? Zdjęcia, kto powinien być za nie odpowiedzialny? A może wśród pracowników warto znaleźć osobę, której hobby jest fotografia?

      Tytuł biuletynu

      To sprawa dużej rangi. Chwytliwy, związany z nazwą firmy – taki musi być. Warto zmotywować pracowników, żeby to oni przedstawili swoje pomysły. Tym, co będzie organizowało pracę redakcji i dobór tematów jest ustalenie działów biuletynu. Aktualności z życia firmy, ale co dalej? Wywiady, opisy stanowisk, miejsce na konkursy. Należy się zastanowić, co będzie interesujące dla pracowników i zestawić to z możliwościami redakcji (działy muszą być powtarzalne – temat nie może się wyczerpać wraz z drugim wydaniem). Dobre funkcjonowanie zespołu redakcyjnego to także osoba dbająca o dotrzymanie terminów, która spaja wszystko w jedną całość – pogania dziennikarzy z firmy i bierze na swoje barki uwagi przychodzące wraz z korektą.

      Wartości

      Biuletyn to po pierwsze źródło informacji. Co dzieje się w firmie, jaka jest jej kultura, zmiany i aktualności. To narzędzie komunikacji wewnętrznej, które pozwoli na szybkie dotarcie z ważną sprawą do wszystkich pracowników. Drugą wartością jest integracja. Powołany zespół redakcyjny to członkowie różnych działów, którzy na co dzień nie mają okazji wspólnie pracować. Artykuły często zawierają ciekawostki o firmowych działach, o hobby kolegi z pracy, a także nowiny o ślubach, zaręczynach czy powiększeniu rodziny współpracowników. Taki biuletyn chętnie zostanie zabrany do domu.

      Warto profesjonalnie mówić do swoich pracowników.

        Biuletyn firmowy – oczywiście, że tak!

        To jak, kiedy kolejny numer? Lubimy to pytanie, bo lubimy pracować z biuletynami. Szkolić i wspierać zespół redakcyjny oraz patrzeć, jak pojawiają się coraz ciekawsze pomysły na artykuły. A redagując i składając wydania, poznawać firmę i jej pracowników. Biuletyn firmowy – dlaczego warto?  Przedstawiamy naszą perspektywę.
        Dlaczego biuletyn?

        Widzimy dwie zasadnicze kwestie, które przekonują nas do biuletynów. Po pierwsze funkcja informacyjna, zwłaszcza w większych organizacjach, gdzie niemożliwe jest spotkanie się ze wszystkimi pracownikami i przekazanie komunikatu. Artykuł w biuletynie może przedstawić w sposób jasny i klarowny zmiany w firmie, tak aby nie było żadnych niedomówień. Bo to, co na piśmie staje się punktem odniesienia, pozostaje na dłużej. Często menagerom trudno jest wytłumaczyć zawiłe kwestie, mimo szczegółowych instrukcji od zarządu. Tymczasem biuletyn przyjmie takie wyjaśnienia, stając się jednym z narzędzi komunikacyjnych. Nie tylko zmiany organizacyjne, ale także newsy z życia firmy – innowacyjne produkty, osiągniecia pracowników, aż w końcu adnotacje o zaślubinach, narodzinach potomków kolegów i koleżanek z pracy. To wszystko są cenne informacje, którymi warto podzielić się na łamach wydawnictwa.

        Druga funkcja biuletynu to szeroko pojęta integracja. Już na etapie tworzenia jej składu spotykają się ludzie z różnych działów. Mają nowy projekt, a przy nim często zupełnie inne zadania niż podczas codziennej rutyny pracy. Jednymi z powtarzalnych cykli są wywiady z pracownikami – dotyczące zarówno pracy (opisy działów i ich zadań), a także poruszające tematy prywatne (opisy ciekawych zainteresowań). Czytelnicy mają okazję przekonać się, czym zajmują się poszczególne jednostki w firmie, co w większych organizacjach nie jest takie oczywiste, a także bliżej poznać swoje koleżanki i kolegów z pracy. Integracja przez zabawę? To także funkcja biuletynu – krzyżówki, rebusy, konkursy ogłaszane w biuletynie. Takie rzeczy nigdy się nie nudzą.

        Biuletyn dla IMP Comfort przygotowany przez Multum PR
        Teraz nieco o naszej perspektywie – za co my, agencja PR lubimy biuletyny?

        Z podziwem patrzymy na redakcje złożone z pracowników. Zawsze otrzymują od nas szkolenie z podstaw dziennikarstwa, ale często pisanie jest dla nich zupełną nowością. Mistrz zmiany, który staje się nagle dziennikarzem? Oczywiście!

        Pokazanie swojego wizerunku na łamach biuletynu, udzielenie wywiadu – początkowo dla wielu osób jest to trudne. Cieszymy się, widząc jak z każdym numerem takich sylwetek jest coraz więcej. Wiemy wówczas, że jest to wydawnictwo od pracowników dla pracowników. Szczere i z sercem. Uśmiechamy się szerzej, gdy w redakcji pojawia się kolejna osoba.

        Biuletyn dla Schumacher Packaging przygotowany przez Multum PR

        W biuletynach pojawiają się zarówno informacje o istotnych zmianach w życiu firmy – nowy produkt, rozbudowa czy nagroda są to kwestie, o których warto poinformować pracowników. Są też inne ciekawostki takie jak chociażby zaślubiny, czy fotoreportaż z firmowego pikniku. Wiemy, że każdy taki komunikat jest istotny – zarówno ten dotyczący osiągnięć organizacji, jak i pracowników.

        Kiedy wiemy, że pracownicy czekają na kolejny numer to nas cieszy. Kiedy biuletyn staję się soczewką tego, co dzieje się w firmie, jacy ludzie ją tworzą. Kiedy spływają do nas coraz ciekawsze tematy do korekty i składu. Kiedy coraz więcej osób śmiało uczestniczy w wydaniu. Wtedy właśnie czujemy, że biuletyn spełnia swoją funkcję!

        Zaufali nam:

        Spółka Multum PR sp. z o.o. jest beneficjentem programu Tarcza Finansowa PFR 2.0, w ramach której otrzymała subwencję finansową w związku z sytuacją epidemiologiczną związaną z COVID-19.