Jak rozmawiać przez telefon, żeby nas uważnie słuchano?

Nie będę pisał o konwenansie, ale odwołam się do doświadczeń własnych, własnych przemyśleń i naszej wspólnej, ludzkiej wrażliwości.

Rozmowa przez telefon jest oczywiście inna od tej face to face. Przede wszystkim dlatego, że podczas tej drugiej porozumiewamy się nie tylko przy pomocy słów składanych w zdania. Mamy do dyspozycji wiele sposobów wspierania tego, co chcemy przekazać.Rozmowa przez telefon stawia nas w wyjątkowej sytuacji, możemy posługiwać się jedynie głosem, od niego wszystko zależy. A zatem powinniśmy używać go w szczególny sposób. Jeżeli sytuacja jest wyjątkowa to i nasze zachowania także.

O co powinniśmy dbać szczególnie w czasie rozmowy przez telefon?

Po pierwsze o to, by mówić wyraźnie. Mamy z tym kłopot dość powszechny. Szczególnie ludzie młodzi często nie dbają o dykcję. Jak to zmienić? To oczywiście wymaga osobnych rozważań i ćwiczeń. Ale mogę pozwolić sobie tutaj na jedną prostą receptę. Jeżeli zacznie zależeć czytającemu te słowa, by mówić wyraźniej, wystarczy zacząć dopowiadać słowa do końca. Tak! Spróbuj mówić tak, by wymawiać ostatnią literę każdego słowa. Ależ to spowolni rozmowę! Oczywiście. I bardzo dobrze. O to chodzi.

Mówmy wolniej. To nie rozciągnie rozmowy, zapewniam. Będziemy mieli więcej czasu na przemyślenie tego, co chcemy powiedzieć, to przełoży się na sprawniejsze porozumiewanie i oczywiście zrozumienie. Rzadziej usłyszymy – czy możesz powtórzyć?

Po trzecie, niuansowanie. Warto myśleć więcej o akcencie logicznym zdań i myśli, które wypowiadamy. Może warto przygotować się do rozmowy? Pod ręką koniecznie mieć coś, co umożliwi notowanie.

Po czwarte – cisza. Dajmy czas, zawieśmy głos, poczekajmy. W tej sytuacji wymagana jest szczególna wrażliwość, przecież musimy potwierdzać naszą obecność, by nie padło – czy ktoś tam jest? Czy jesteś tam?

Po piąte – krótkie zdania.

Na koniec pomyślmy o wdzięczności tych, którym głupio przyznać się, że czegoś nie zrozumieli albo nie są pewni…

Telefoniczny savoir vivre

Dlaczego savoir vivre? Dlatego, że to część kultury, w której przychodzi nam żyć. Sprawne poruszanie się w niej, to warunek, by nie uchybić, by ktoś nie poczuł się dotknięty.

• Klamra – rozmowa ma początek i koniec, i te części zapamiętujemy szczególnie. Zadbajmy zatem o to, by jasno i wyraźnie przedstawić się, przedstawić dlaczego telefonujemy i zaproponować ile czasu zamierzamy zająć rozmówcy. Zakończenie powinno być przemyślane, zawierać kompendium istotnych elementów rozmowy. Jeżeli to my telefonowaliśmy, to i po naszej stronie stoi zakończenie jej. Najlepiej po zaproponowanym wcześniej czasie. Napisałem tak, ale może się zdarzyć, że to rozmówca zacznie przeciągać, wówczas już tylko rozwój sytuacji i nasza wrażliwość zadecydują, co dalej. I jeszcze coś. Jeżeli zależy nam na tym, byśmy byli zapamiętywani, próbujmy wspiąć się ponad nudny standard – czy mogę w czymś pomóc? I inne podobne powtarzające się do znudzenia sformułowania.
• Telefonujemy i nie ma reakcji po drugiej stronie, nie przeciągajmy, pięć, sześć dzwonków.

My odbieramy natychmiast, o ile to możliwe. Jeżeli nie – oddzwońmy. Jeśli, a czasem tak się zdarzy, musimy wyłączyć telefon, bo odezwał się w niefortunnym momencie, wytłumaczmy się z tego koniecznie.

• Prowadzimy samochód, odzywa się system głośnomówiący, zawiadamiajmy osobę z którą przychodzi nam rozmawiać, jaka jest sytuacja, a szczególnie, jeżeli nie jesteśmy sami w aucie. Dajmy jej szansę na właściwe pokierowanie rozmową, może jakiegoś tematu będzie chciała uniknąć?
• Rozmowa zrywa się z przyczyn technicznych, kto inicjuje ponownie połączenie? Oczywiście ta osoba, która zatelefonowała. Starajmy się pamiętać o tym. Nie będziemy blokować się wzajemnie.
• Jakie godziny uznajemy za biznesowe? Te pomiędzy 9.00 a 19.00. Prywatne kontakty to oczywiście inny świat, który organizujemy wedle własnych potrzeb i wrażliwości, ale po 22.00 tylko w szczególnych przypadkach.

Pozwalam sobie zwrócić uwagę wszystkich nas, na rodzaj i głośność powiadomień naszych telefonów. Zatem – możliwie cicho i możliwie zwyczajnie.

Wszystkiego wyraźnego!